Utilice ejemplos prácticos para organizar su mensaje, explicar ideas complejas, guiar la atención y ofrecer a su audiencia un siguiente paso claro.
Las técnicas de presentación son las decisiones que usted toma para ayudar a las personas a seguir una idea: cómo enmarca el mensaje, explica conceptos no familiarizados, utiliza diapositivas, habla e invita a una respuesta. Comience con una conclusión clara, construya un camino lógico hacia ella y ofrezca a la audiencia algo útil en lo que pensar o hacer.
Puede aplicar estas técnicas a una actualización de proyecto, una explicación en el aula, una propuesta para un cliente o una conferencia. Los siguientes ejemplos siguen a un equipo ficticio que propone una forma más clara de transferir el trabajo de un departamento a otro. Adapte la redacción a su propio tema.
Antes de añadir una historia, una encuesta o una diapositiva adicional, identifique en qué aspectos la audiencia necesita ayuda.
| Si su audiencia necesita… | Pruebe esta técnica | Aspecto visual |
|---|---|---|
| Entender por qué importa el tema | Abra con un problema reconocible | Describa una solicitud que se frena entre equipos |
| Seguir un proceso desconocido | Explíquelo en etapas visibles | Muestre quién envía, acepta y completa la solicitud |
| Comparar opciones | Utilice los mismos criterios para cada opción | Compare la responsabilidad, el esfuerzo y la visibilidad |
| Aplicar una idea nueva | Solicite una pequeña decisión | Pida a los oyentes que elijan a un responsable para una solicitud de ejemplo |
| Actuar tras la presentación | Cierre con un siguiente paso específico | Nombre la prueba piloto propuesta, el responsable y la fecha de revisión |
Elija algunas técnicas que sirvan a su objetivo. Una actualización corta podría requerir una apertura contundente, un diagrama útil y una solicitud clara.
Complete esta frase: “Tras esta presentación, la audiencia debería ser capaz de…”
Haga que el resultado final sea observable. “Entender nuestro flujo de trabajo” le ofrece poca orientación. “Identificar quién es el responsable de una solicitud en cada traspaso” le indica qué debe explicar y qué ejemplos incluir.
Para el equipo ficticio, la conclusión es:
Cada solicitud necesita un responsable designado antes de pasar al siguiente equipo.
Esa frase se convierte en una herramienta de edición. Una diapositiva que muestre el traspaso propuesto debe formar parte de la intervención. Un historial detallado de cada cambio de proceso puede incluirse en el material de apoyo.
Anote también lo que la audiencia ya sabe. Los compañeros que utilizan el proceso a diario necesitan conocer el cambio y sus implicaciones. Las nuevas incorporaciones necesitan primero una explicación del proceso.
Ofrezca a los oyentes una razón para interesarse antes de presentar su orden del día. Utilice una situación concreta, una pregunta relevante o un problema que su presentación vaya a resolver.
A continuación se muestra una apertura para la propuesta ficticia sobre el flujo de trabajo:
Una solicitud sale de su equipo el martes. El jueves, alguien pregunta quién la está gestionando. Ambos equipos pensaban que el otro se había hecho cargo. Hoy veremos una regla de traspaso que hace explícita la responsabilidad.
Esta apertura establece la situación y el propósito sin recurrir a afirmaciones desmedidas sobre el rendimiento. Continúe con un breve recorrido por la presentación: dónde deja de estar clara la responsabilidad, qué exige el nuevo traspaso y cómo ponerlo a prueba.
En una lección, comience con una pregunta que los estudiantes puedan responder al final. En una charla de investigación, presente la pregunta no resuelta a la que responde su hallazgo. Mantenga la apertura muy vinculada a la tarea de la audiencia.
Planifique una secuencia que responda a las preguntas que probablemente se planteen los oyentes. En el ejemplo del traspaso, esa secuencia podría ser:
Lea esas preguntas sin mirar sus diapositivas. Si la secuencia tiene sentido, dispone de una estructura útil. Si una respuesta depende de algo que aún no ha explicado, adelante esa explicación.
Utilice transiciones para que las conexiones sean perceptibles al oído. Tras describir el problema, diga: “Hemos identificado la laguna: el equipo receptor no ha confirmado la responsabilidad. Este es el paso que proponemos añadir”. Esto da a la siguiente diapositiva un motivo para aparecer.
El University of Illinois Graduate College destaca la importancia de una organización clara, la señalización y las transiciones en su guía sobre cómo estructurar una presentación.
Presente la idea con un lenguaje sencillo, muestre un caso concreto y explique lo que este demuestra.
Por ejemplo, “Un traspaso requiere aceptación” resulta más claro cuando se analiza una sola solicitud: el equipo A envía una solicitud de diseño al equipo B; una persona asignada del equipo B la acepta; el registro de la solicitud muestra ahora quién es el responsable. Pregunte a la audiencia en manos de quién está la responsabilidad antes y después de la aceptación.
Utilice el ejemplo más sencillo que revele la distinción clave. Puede añadir excepciones cuando los oyentes sean capaces de explicar el caso básico.
Si utiliza una analogía, vincúlela de nuevo con el tema. Comparar un traspaso con pasar el testigo en una carrera de relevos destaca el momento de la transferencia. A continuación, nombre el equivalente real en su proceso: registrar la aceptación del responsable receptor.
Una diapositiva puede plantear un problema, mostrar evidencia, explicar una relación o comparar opciones. Decida su función antes de elegir una plantilla o diseño.
Considere esta transformación de diapositiva para la propuesta ficticia:
| Elemento | Primer borrador | Versión más clara |
|---|---|---|
| Título | Actualización del flujo de trabajo | Confirme al responsable receptor antes de transferir una solicitud |
| Contenido principal | Un párrafo que describe varios cambios de proceso | Un diagrama de tres etapas: enviar → aceptar → transferir |
| Detalle de apoyo | Todas las excepciones enumeradas debajo | Una solicitud de ejemplo, con el responsable nombrado en cada etapa |
| Explicación del ponente | Lee el párrafo | Describe con detalle el momento en que cambia la responsabilidad |
Ahora la diapositiva ofrece a la audiencia un proceso visible que examinar mientras usted lo explica. Incluya los procedimientos detallados en un documento de referencia independiente.
Al presentar un gráfico, oriente a los oyentes antes de interpretarlo: identifique qué se mide, señale la comparación relevante y explique lo que esa comparación significa para su argumento. Utilice etiquetas además del color para distinguir los elementos importantes.
Una vez que el mensaje y la secuencia estén claros, utilice el generador de presentaciones con IA de SlidesPilot para convertir sus notas o esquema en un borrador de presentación. Incluya en sus instrucciones la audiencia, el resultado esperado, los ejemplos necesarios y la extensión deseada.
Para la propuesta ficticia, podría utilizar:
Cree una presentación para responsables de departamento que proponga un proceso de traspaso de solicitudes más claro. El objetivo es acordar una pequeña prueba piloto. Explique la falta de claridad en la responsabilidad, muestre la secuencia propuesta de enviar–aceptar–transferir, analice una solicitud ficticia y finalice con la decisión sobre la prueba piloto. Utilice texto conciso en las diapositivas y un diagrama de proceso. Trate la propuesta como no probada y no invente resultados.
Lea los títulos de las diapositivas resultantes en orden y ajuste la secuencia según las preguntas que su audiencia necesite responder. Si su material de partida ya está organizado en un documento, Word a PPT ofrece un punto de partida idóneo; utilice Texto a PPT para notas pegadas.
Convierta su esquema en un borrador de presentación adaptado a su audiencia y objetivo.
Crear mi presentaciónSu forma de hablar debe facilitar la escucha de la estructura. Reduzca el ritmo al introducir una nueva distinción. Haga una pausa tras una pregunta o una conclusión importante. Enfatice las palabras que transmiten el significado clave.
Para la propuesta de traspaso, pruebe a decir:
El envío de una solicitud inicia el traspaso. La aceptación lo completa.
Haga una pausa entre las frases. A continuación, señale la etapa de aceptación en el diagrama. Su voz y el elemento visual estarán dirigiendo la atención hacia la misma idea.
Durante el ensayo, subraye las palabras que desea enfatizar y marque una pausa antes de la solicitud principal. Escuche una grabación para comprobar si esos momentos resultan perceptibles. La guía de presentaciones orales de la Monash University también recomienda utilizar un lenguaje conversacional y emplear señales verbales y visuales para guiar a la audiencia.
Mire de frente a las personas a las que se dirige y mantenga una postura lo suficientemente cómoda como para hablar y gesticular con naturalidad. Al hacer referencia a una diapositiva, señale el elemento relevante y, a continuación, vuelva a dirigir su atención a la audiencia.
En una sala, incluya a diferentes zonas de la audiencia a medida que avanza en su explicación. En línea, coloque su cámara cerca del nivel de los ojos y dirija las afirmaciones clave hacia ella. Mantenga las notas lo bastante cerca como para echar un vistazo rápido y retomar la conversación.
Para la explicación de un diagrama en línea, nombre la etapa que está comentando: “Fíjense en el recuadro central, donde el responsable receptor acepta la solicitud”. Esto también ayuda a quien esté siguiendo la presentación desde una pantalla pequeña.
Una consigna de participación debe ayudar a los oyentes a poner en práctica la idea que acaba de explicar. Ofrézcales una tarea específica y el contexto suficiente para responder.
Para el ejemplo del traspaso, muestre una solicitud de muestra y pregunte:
La solicitud se ha enviado, pero nadie la ha aceptado aún. ¿Qué equipo sigue siendo responsable de la siguiente acción?
Deje tiempo para reflexionar y, a continuación, explique la respuesta mediante la regla propuesta. En una reunión reducida, invite a responder. En una sesión más amplia, pida que levanten la mano para elegir entre dos opciones. En línea, proponga una respuesta breve por el chat o una pausa de reflexión en silencio.
Planifique qué hará con la respuesta. Si las respuestas revelan interpretaciones distintas, vuelva a revisar el paso de aceptación. Si todo el mundo lo comprende, pase a un caso más complejo. De este modo, la interacción pasa a estar al servicio de la explicación.
La guía de presentaciones orales de la University of Wollongong recomienda elegir una interacción que se ajuste a la presentación y prepararse mediante ensayos hablados.
Escuche la pregunta completa. Aclare algún punto si es necesario, responda a la cuestión central y añada la explicación suficiente para respaldar su respuesta.
Supongamos que alguien pregunta: “¿Qué ocurre si el responsable receptor está ausente?”. En la propuesta ficticia, una respuesta podría ser:
El equipo emisor mantiene la responsabilidad hasta que alguien acepte la solicitud. Si el receptor habitual está ausente, el responsable sustituto puede aceptarla. Deberíamos incluir esa asignación de sustituto en la prueba piloto.
Esta respuesta resuelve la pregunta inmediata e identifica un paso posterior práctico. Si una respuesta requiere información de la que no dispone, señale los datos que faltan y el seguimiento necesario. Mantenga clara la distinción entre lo que sabe y lo que propone.
Estrucure el cierre en torno al resultado que definió al principio. Exponga la idea central, conéctela con el trabajo futuro y detalle claramente la acción solicitada.
Para el equipo ficticio:
Una solicitud cambia de manos cuando un responsable asignado la acepta. Proponemos probar esa regla en las solicitudes de diseño durante dos semanas. Hoy debemos elegir los dos equipos piloto y a la persona que revisará los resultados.
La diapositiva final puede mostrar la regla y la decisión de forma conjunta. Manténgala visible durante el debate para que la audiencia pueda volver a consultar la solicitud.
En una presentación formativa, el siguiente paso podría ser una tarea práctica. En una presentación de investigación, podría ser la pregunta que debería examinar el próximo estudio. Adapte el cierre al propósito.
Realice diferentes fases de ensayo para que cada una tenga un propósito claro:
Para la presentación sobre el traspaso, pida a quien le escuche en el ensayo que explique en manos de quién está la responsabilidad de una solicitud antes de la aceptación. Su respuesta le dirá mucho más sobre la claridad que un genérico “¿Se ha entendido?”.
Antes de hacer una presentación en línea, compruebe el uso compartido de la pantalla, el audio y la visibilidad de sus notas. En una sala, verifique si las etiquetas principales de las diapositivas son legibles desde la posición del público. La guía de habilidades de presentación de la University of Technology Sydney destaca la importancia de comprender a la audiencia y el entorno de la intervención, organizar las notas y practicar la exposición.
Comience con una conclusión expresada en una sola frase, una secuencia clara de preguntas y un ejemplo concreto para cada idea principal. Ensaye en voz alta con las diapositivas. Añada una consigna sencilla para la audiencia una vez que sepa qué desea que los oyentes practiquen o consideren.
Comience con el problema que el concepto ayuda a explicar. Defina los términos esenciales la primera vez que los utilice y, a continuación, analice un ejemplo sencillo. Pida a la audiencia que interprete un segundo ejemplo para comprobar si la distinción ha quedado clara.
Plantéeles preguntas relevantes en las que reflexionar. Muestre una situación, invite a hacer una predicción y explique el resultado. Una comparación o una explicación detallada de un proceso pueden generar una participación mental útil incluso aunque nadie responda en voz alta.
Planifique las diapositivas en función de la explicación y del tiempo disponible. Un diagrama puede requerir una explicación detenida; una transición puede necesitar tan solo una frase. Calcule el tiempo de toda la intervención incluyendo las pausas y preguntas, y luego ajuste su alcance.
Para su próxima presentación, elija un punto en el que los oyentes necesiten más ayuda y aplique allí una técnica. Reescriba la apertura en torno a su problema, transforme una diapositiva sobrecargada en una explicación o ensaye la decisión que desea que tomen. Cree una secuencia clara de diapositivas y, a continuación, practique guiando a las personas a través de ella.
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Comience con su mensaje y esquema, y luego utilice SlidesPilot para crear las diapositivas que presentará.
