Etkinlik Teklifi Şablonu ve Örneği (Ayrıca Sunum Taslağı)
Net bir onay talebi, ayrıntılı bütçe ve uygulama planı içeren bir etkinlik teklifi oluşturun, ardından pitch deck'inizi yapılandırmak için aynı örneği kullanın.
Bir etkinlik teklifi; neyi organize etmek istediğinizi, bunun neden önemli olduğunu, neye mal olacağını ve okuyucunun neyi onaylamasını istediğinizi açıklar. Kullanışlı bir teklif, etkinlik konsepti, hedef kitle, program, bütçe, sorumluluklar ve sonraki adımlar dahil olmak üzere bir müşteriye veya paydaşa bu kararı vermesi için yeterli ayrıntıyı sağlar.
Belgenizi oluşturmak için aşağıdaki etkinlik teklifi şablonunu kullanın. Ardından, aynı planı bir pitch deck'e dönüştürmek için tamamlanmış örneği ve yedi slaytlık taslağı takip edin.
Kopyalayabileceğiniz etkinlik teklifi şablonu
Bu alanları bir Word belgesine kopyalayın ve köşeli parantezleri kendi etkinlik ayrıntılarınızla değiştirin. Okuyucuların destekleyici bilgileri incelemeden önce kararı anlamaları için onay talebini baş tarafa yakın yerleştirin.
| Bölüm | Ne yazılmalı |
|---|---|
| Etkinlik adı ve sahibi | [Müşteri veya onaylayan paydaş] için [isim/takım] tarafından hazırlanan [Etkinlik adı], [tarih] tarihli. |
| Talep edilen onay | [Son planlama eylemi] başlayabilmesi için [son tarih] tarihine kadar [tutar, konsept veya kapsam] onaylansın. |
| Amaç ve hedefler | [Hedef kitle]'nin [sonuç] elde etmesine yardımcı olmak amacıyla [etkinlik] öneriyoruz. Başarı [metrik ve hedef] ile ölçülecektir. |
| Hedef kitle ve katılım | [Hedef kitle]'yi davet edin, [katılım] bekleyin ve bu tahminin dayanağını açıklayın. |
| Etkinlik konsepti | Temayı, formatı, ana etkinlikleri ve katılımcıların yaşayacağı deneyimi tanımlayın. |
| Tarih, mekan ve gündem | Önerilen tarihi, konumu veya platformu, süreyi ve ana gündem maddelerini verin. Hangi düzenlemelerin kesinleştiğini belirtin. |
| Kapsam ve sorumluluklar | Dahil edilen işleri, her bir bölümün sahibini ve ayrı bir sözleşme gerektiren hizmetleri listeleyin. |
| Planlama zaman çizelgesi | Onay son tarihini, rezervasyon aşamalarını, davet lansmanını ve son hazırlık kontrolünü gösterin. |
| Bütçe ve finansman | Tahmini maliyetleri, finansman kaynaklarını, beklenmeyen durum bütçesini ve talep edilen toplam tutarı maddeler halinde listeleyin. |
| Riskler ve beklenmeyen durumlar | Uygulamayı değiştirebilecek birkaç riski ve her biri için planlanan eylemi belirleyin. |
| Ölçüm ve takip | Sonuçların nasıl toplanacağını, kimin ve ne zaman raporlayacağını açıklayın. |
| Sonraki adımlar | Onaylayanın adını, gereken yanıtı ve onay sonrasındaki ilk eylemi belirtin. |
Bir ajans teklifi için ilgili deneyiminizi, ekibinizi, hizmet ücretlerinizi ve ticari koşullarınızı ekleyin. Bir RFP'ye (Teklif Talebi) yanıt veriyorsanız, istenen sırayı takip edin ve gerekli her bir maddeyi sağlayın.
Kurumsal bir atölye çalışması için etkinlik teklifi örneği
Bu kurgusal etkinlik teklifi örneği, bu alanların birlikte nasıl çalıştığını göstermektedir. Tüm isimler, tarihler, maliyetler ve hedefler örneklendirme amaçlı planlama varsayımlarıdır.
Teklife genel bakış ve onay talebi
Etkinlik adı — Customer Operations Exchange 2027
Hazırlanan kişi/makam — Northstar Software Müşteri Başarı Yöneticisi ve Finans Direktörü
Hazırlayan — Müşteri Pazarlama Takımı
Önerilen tarih — 22 Nisan 2027, 09:00 - 13:00 arası
19 Şubat 2027 tarihine kadar maksimum 11.000 $ bütçeli bir müşteri atölye çalışması için onay talep ediyoruz. Onay, ekibin nihai mekan tekliflerini istemesine ve uygun bir alan için rezervasyon yapmaya başlamasına olanak tanıyacaktır. Önerilen mekan, 60 katılımcı kapasiteli yerel bir otel toplantı odasıdır. Müsaitlik ve fiyatlandırma geçicidir.
Amaç, hedef kitle ve başarı ölçütleri
Atölye çalışması, müşteri operasyon yöneticilerinin pratik bir oturum ve akran tartışması yoluyla oryantasyon süreçlerini iyileştirmelerine yardımcı olacaktır. Mevcut müşteri hesaplarından 120 kişiyi davet etmeyi ve 40 katılımcı hedefine ulaşmayı planlıyoruz. Katılım hedefi bu örnek için bir varsayımdır.
Etkinliğin ölçülebilir üç hedefi vardır: 40 katılımcıya ulaşmak, ortalama faydalılık puanı 5 üzerinden 4 olan en az 25 doldurulmuş geri bildirim formu toplamak ve iki hafta içinde 10 isteğe bağlı takip toplantısı sağlamak. Müşteri Pazarlama Takımı katılımı ve geri bildirimleri takip edecektir. Müşteri Başarı ekibi takip taleplerini yönetecektir.
Etkinlik konsepti ve gündem
Etkinlik; kısa bir müşteri hikayesi, rehberli bir atölye çalışması ve moderasyonlu tartışmayı bir araya getiriyor. Katılımcılar, ekiplerine götürebilecekleri bir oryantasyon eylem planı ile ayrılacaklardır.
| Saat | Etkinlik | Hedeflenen sonuç |
|---|---|---|
| 09:00–09:30 | Varış, kahvaltı ve tanışma | Katılımcıların akranlarıyla tanışmasına ve önceliklerini paylaşmasına yardımcı olmak. |
| 09:30–10:00 | Müşteri oryantasyonu vaka örneği | Atölye çalışması için somut bir sorun ortaya koymak. |
| 10:00–11:00 | Rehberli süreç haritalama atölyesi | Bir oryantasyon iyileştirme planı taslağı hazırlamak. |
| 11:00–11:15 | Ara | Gayriresmi tartışmalar için zaman tanımak. |
| 11:15–12:00 | Moderasyonlu akran tartışması | Yaklaşımları karşılaştırmak ve geri bildirim toplamak. |
| 12:00–13:00 | Öğle yemeği, eylem taahhütleri ve geri bildirim | Sonraki adımları kaydetmek ve takip toplantıları sunmak. |
Kapsam, ekip ve planlama zaman çizelgesi
Müşteri Pazarlama Takımı; mekan, davetiyeler, kayıt, yönlendirme levhaları ve geri bildirim anketinin sorumluluğunu üstlenecektir. Müşteri Başarı ekibi müşteri örneğini seçecek ve tartışmaları kolaylaştıracaktır. Anlaşmalı bir atölye kolaylaştırıcısı süreç haritalama oturumunu yönetecktir. Finans departmanı, rezervasyonlar onaylanmadan önce harcamaları inceleyecektir.
Önerilen kapsam bir yerel atölye çalışmasını içermektedir. Seyahat, konaklama ve canlı yayın ek planlama ve finansman gerektirecektir.
| Son tarih | Aşama | Sorumlu |
|---|---|---|
| 19 Şubat | Konsepti ve bütçe tavanını onaylama | Müşteri Başarı Yöneticisi ve Finans Direktörü |
| 5 Mart | Mekanı ve kolaylaştırıcıyı kesinleştirme | Müşteri Pazarlama |
| 12 Mart | Davetiyeleri gönderme ve kaydı açma | Müşteri Pazarlama |
| 8 Nisan | Kayıtları inceleme ve tanıtım faaliyetlerini ayarlama | Müşteri Pazarlama ve Müşteri Başarı |
| 15 Nisan | Gündemi ve mekan hazırlık incelemesini tamamlama | Etkinlik ekibi |
| 22 Nisan | Atölye çalışmasını gerçekleştirme | Etkinlik ekibi |
| 6 Mayıs | Sonuçları ve takip toplantılarını raporlama | Müşteri Pazarlama ve Müşteri Başarı |
Kalem kalem etkinlik bütçesi
Bütçe, 40 katılımcı ve 10'a kadar personel veya kolaylaştırıcı ile 50 kişilik ikram varsayımına dayanmaktadır. Mekan 60 kişiye kadar ağırlayabilmelidir. Örnek tahminlerde vergiler ve ücretler dahil olmak üzere tüm tutarlar ABD Doları (USD) cinsindendir.
| Kalem | Hesaplama | Tahmini maliyet |
|---|---|---|
| Toplantı odası | Yarım günlük oda kiralaması | 2.000 $ |
| İkram | 50 kişi × 60 $ | 3.000 $ |
| Ses ve görüntü ekipmanı | Ekran, mikrofonlar ve teknik destek | 1.000 $ |
| Atölye kolaylaştırıcısı | Hazırlık ve sunum | 2.000 $ |
| Malzemeler ve yönlendirmeler | Çalışma kitapları, yaka kartları ve yönlendirme levhaları | 500 $ |
| Etkinlik personeli | Tahsis edilen personel maliyeti | 1.500 $ |
| Temel bütçe | Altı kategorinin toplamı | 10.000 $ |
| Beklenmeyen durum bütçesi | Temel bütçenin %10'u | 1.000 $ |
| Toplam önerilen bütçe | Temel bütçe artı beklenmeyen durum bütçesi | 11.000 $ |
Ekip, etkinliğin müşteri pazarlama bütçesinden finanse edilmesini önermektedir. 1.000 $'lık beklenmeyen durum bütçesinin kullanılması Finans Direktörü'nün yazılı onayını gerektirir. 11.000 $'ın üzerindeki harcamalar revize edilmiş bir teklif gerektirir.
Riskler, beklenmeyen durumlar ve sonraki adımlar
Tercih edilen oda müsait değilse ekip onaylanan tavan dahilinde alternatif bir mekan teklifi isteyecektir. 8 Nisan itibarıyla kayıt sayısı 25'in altında kalırsa Müşteri Başarı ekibi davet edilen hesaplara doğrudan ulaşmaya öncelik verecektir. Ekip; erişilebilirlik, diyet gereksinimleri ve ses/görüntü ihtiyaçlarını kayıt ve mekan incelemesi sırasında teyit edecektir.
Lütfen atölye konseptini ve maksimum harcama tavanını 19 Şubat tarihine kadar onaylayın. Müşteri Pazarlama daha sonra nihai teklifleri alacak, uygulama ekibini teyit edecek ve rezervasyon taahhütlerini onaya sunacaktır. (Örnek teklifin sonu)
Etkinlik teklifinizi bir PPT sunumuna dönüştürün
Müşteri veya paydaş toplantınız için düzenlenebilir bir slayt sunumu oluşturmak üzere Word teklifinizi yükleyin.
Etkinlik Teklifi Sunumumu OluşturunKendi hedef kitleniz için etkinlik teklifi nasıl yazılır
Karar vericiyi ve ihtiyacınız olan eylemi adlandırarak başlayın. Etkinlik ajansı seçen bir müşteri, uygulama deneyimi kanıtı ve net bir hizmet kapsamı isteyecektir. Dahili bir bütçe sahibi ise beklenen sonucu, maliyeti ve uygulama sorumluluğunu anlamak isteyecektir. Neye en çok alan ayıracağınıza karar vermek için bu farkı kullanın.
Konsepti genişletmeden önce onay talebini yazın. “Lütfen ___ işlemi yapabilmemiz için ___ tarihine kadar ___ onaylayın” cümlesini tamamlayamıyorsanız, daha fazla ayrıntı eklemeden önce kapsamı netleştirin.
Ardından, her bir ana faaliyeti bir hedefle ilişkilendirin. Örnekte, atölye çalışması bir eylem planı üretirken son oturum geri bildirim ve takip taleplerini toplar. Bu bağlantı, okuyucuya gündemin her bir bölümünü finanse etmesi için bir neden sunar.
Bütçeyi miktarlar ve varsayımlar üzerinden oluşturun. “İkram, 50 kişi için 3.000 $” gibi bir satır, onaylayana tahmini değerlendirme imkanı verir. Beklenmeyen durum bütçesinin nasıl hesaplandığını ve kullanımına kimin izin verebileceğini belirtin. Onay talebini bütçe toplamı ile tutarlı tutun.
Son olarak, teklifi sanki kendiniz onaylıyormuş gibi okuyun. Katılım varsayımlarının ikram ve mekan kapasitesiyle eşleştiğinden, aşamaların rezervasyon ve davetiyeler için zaman bıraktığından ve adı belirtilen sorumluların işi gerçekleştirebildiğinden emin olun. Tarihli bir talep ve net bir sonraki eylemle bitirin.
Teklifi yedi slaytlık bir PPT sunumuna dönüştürün
Yazılı etkinlik teklifi hazır olduğunda, sunumu onay görüşmesi etrafında oluşturun. Dinleyicilerinizin karar vermesine yardımcı olan ayrıntıları koruyun ve destekleyici teklifleri veya operasyonel notları ek bölüme yerleştirin.
| Slayt | Örnek için ana mesaj | Gösterilecek içerik |
|---|---|---|
| 1. Onay talebi | 19 Şubat tarihine kadar 11.000 $ tavanlı bir müşteri atölye çalışmasını onaylayın. | Etkinlik adı, önerilen tarih ve talep edilen karar. |
| 2. Hedefler ve kitle | Müşteri operasyon yöneticilerinin oryantasyonu iyileştirmelerine yardımcı olun. | Hedef kitle, 40 katılımcı hedefi, geri bildirim hedefi ve takip hedefi. |
| 3. Etkinlik konsepti | Pratik bir yarım günlük atölye çalışması bir eylem planı üretecektir. | Dört saatlik gündem ve katılımcı kazanımı. |
| 4. Uygulama planı | Ekibin belirlenmiş sorumluları ve tarihli aşamaları vardır. | Rezervasyon ve davet tarihlerini içeren kısa bir planlama zaman çizelgesi. |
| 5. Bütçe | Önerilen 11.000 $'lık bütçeyi onaylayın. | 10.000 $ temel maliyet ve 1.000 $ beklenmeyen durum bütçesi. |
| 6. Riskler ve beklenmeyen durumlar | Mekan ve katılım varsayımları tanımlanmış yanıtlar içerir. | Ana riskler, planlanan eylemler ve sorumlu ekip. |
| 7. Karar ve sonraki adımlar | Onay, nihai teklif alma ve rezervasyon çalışmalarını başlatır. | Onaylayanlar, 19 Şubat son tarihi ve ilk planlama eylemi. |
Belgenizden sunum oluşturmak için DOC veya DOCX dosyanızı SlidesPilot'ın Word'den PPT'ye dönüştürücüsüne yükleyin. Hedef kitleyi, istediğiniz onayı ve vurgulanacak bölümleri belirtin. SlidesPilot, belgenin yapısını kullanarak geliştirebileceğiniz ve PowerPoint'e aktarabileceğiniz düzenlenebilir bir sunum düzenler.
Bu talimatı kendi teklifinizle kullanabilirsiniz.
Bütçe sahibi için yedi slaytlık bir etkinlik teklifi sunumu oluştur. Onay talebi ve son tarih ile başla. Hedef kitleyi, ölçülebilir hedefleri, etkinlik konseptini, uygulama zaman çizelgesini, bütçeyi, riskleri ve sonraki adımları dahil et. Sağlanan rakamları koru ve temel maliyet ile beklenmeyen durum bütçesini ayrı ayrı göster.
Etkinlik teklifinizi göndermeden önce
Yazılı teklife ve sunuma son bir tutarlılık kontrolü yapın. Etkinlik adı, tarihi, hedef kitlesi, katılım tahmini, bütçesi ve onay talebi her ikisinde de birbiriyle uyumlu olmalıdır. Alıcı bir RFP (Teklif Talebi) veya teslim talimatları sağladıysa, yanıtınızın istenen her eki içerdiğinden ve gerekli formata uyduğundan emin olun.
Teklifi, gereken kararı ve yanıt tarihini belirten kısa bir mesajla adı belirtilen karar vericiye gönderin. Sunum toplantısı için belgeyi önceden paylaşın, böylece katılımcılar slaytları tartışmadan önce ayrıntılı tahminleri inceleyebilir.
Sıkça sorulan sorular
Bir etkinlik teklifi neleri içermelidir?
Etkinlik amacını, hedef kitleyi, konsepti, tarihi ve mekanı, gündemi, kapsamı, planlama zaman çizelgesini, bütçeyi, uygulama ekibini, riskleri ve onay talebini dahil edin. Bir müşteriye etkinlik planlama hizmetleri sunarken deneyim ve hizmet koşullarını ekleyin.
Bir etkinlik teklifi ne kadar uzun olmalıdır?
Kararı desteklemek ve alıcının talimatlarını karşılamak için gereken uzunluğu kullanın. Küçük bir dahili atölye çalışması özlü bir belgeden oluşabilir. Mekan seçenekleri, tedarikçi teklifleri ve ticari koşullar içeren bir ajans yanıtı daha fazla ayrıntıya ihtiyaç duyacaktır. Talebi ve temel rakamları en başa, destekleyici materyalleri ise ek bölüme koyun.
Etkinlik sponsorluk teklifi farklı mıdır?
Bir sponsorluk teklifinin ayrıca sponsorun ulaşacağı hedef kitleyi, dahil edilen avantajları, talep edilen katkıyı, teslim edilecek unsurları ve sonuçların nasıl raporlanacağını açıklaması gerekir. Bu ayrıntıları sponsorun hedefleri etrafında geliştirin.
Bir etkinlik teklifini PowerPoint'te sunabilir miyim?
Evet. Bir slayt sunumu, paydaşlara konsepti, maliyetleri ve kararı aktarmanıza yardımcı olur. Ayrıntılı kapsam ve tahminler için yazılı teklifi hazır bulundurun. Teklifiniz zaten Word formatındaysa, belgeyi PowerPoint'e dönüştürmek için SlidesPilot'ı kullanın. Düz metin olarak kaydedilmiş bir teklif için Metinden PPT'ye ile başlayabilirsiniz.
Teklif sunumunuzu oluşturun
Etkinlik teklifinizi bir PPT sunumuna dönüştürün
Müşteri veya paydaş toplantınız için düzenlenebilir bir slayt sunumu oluşturmak üzere Word teklifinizi yükleyin.