Mẫu và ví dụ đề xuất sự kiện (Kèm dàn ý Pitch Deck)
Xây dựng bản đề xuất sự kiện với yêu cầu phê duyệt rõ ràng, ngân sách chi tiết và kế hoạch triển khai, sau đó sử dụng cùng ví dụ đó để xây dựng cấu trúc pitch deck của bạn.
Bản đề xuất sự kiện giải thích những gì bạn muốn tổ chức, lý do sự kiện quan trọng, chi phí dự kiến và những gì bạn cần người đọc phê duyệt. Một bản đề xuất hữu ích sẽ cung cấp cho khách hàng hoặc bên liên quan đủ thông tin chi tiết để đưa ra quyết định đó, bao gồm ý tưởng sự kiện, đối tượng tham dự, lịch trình, ngân sách, trách nhiệm và các bước tiếp theo.
Sử dụng mẫu đề xuất sự kiện dưới đây để xây dựng tài liệu của bạn. Sau đó làm theo ví dụ hoàn chỉnh và dàn ý 7 slide để chuyển chính kế hoạch đó thành một pitch deck.
Mẫu đề xuất sự kiện bạn có thể sao chép
Sao chép các trường này vào tài liệu Word và thay thế các dấu ngoặc vuông bằng thông tin chi tiết về sự kiện của bạn. Đặt yêu cầu phê duyệt ở gần đầu để người đọc hiểu được quyết định cần đưa ra trước khi xem xét các thông tin hỗ trợ.
| Phần | Nội dung cần viết |
|---|---|
| Tên sự kiện và người phụ trách | [Tên sự kiện], do [tên/đội ngũ] chuẩn bị cho [khách hàng hoặc bên liên quan phê duyệt], ngày [ngày]. |
| Yêu cầu phê duyệt | Phê duyệt [số tiền, ý tưởng hoặc phạm vi] trước [hạn chót] để [hành động lập kế hoạch tiếp theo] có thể bắt đầu. |
| Mục đích và mục tiêu | Chúng tôi đề xuất [sự kiện] nhằm giúp [đối tượng] đạt được [kết quả]. Thành công sẽ được đo lường bằng [chỉ số và mục tiêu]. |
| Đối tượng và số lượng tham dự | Mời [đối tượng], dự kiến [số lượng tham dự] và giải thích cơ sở cho ước tính đó. |
| Ý tưởng sự kiện | Mô tả chủ đề, hình thức, các hoạt động chính và trải nghiệm mà người tham dự sẽ có. |
| Ngày, địa điểm và chương trình | Đưa ra ngày dự kiến, địa điểm hoặc nền tảng, thời lượng và các nội dung chương trình chính. Nêu rõ những sắp xếp nào đã được xác nhận. |
| Phạm vi và trách nhiệm | Liệt kê các công việc bao gồm, người phụ trách từng phần và bất kỳ dịch vụ nào yêu cầu thỏa thuận riêng. |
| Tiến độ lập kế hoạch | Hiển thị hạn chót phê duyệt, các mốc thời gian đặt chỗ, thời điểm gửi thư mời và kiểm tra sẵn sàng cuối cùng. |
| Ngân sách và kinh phí | Liệt kê chi tiết chi phí ước tính, nguồn kinh phí, chi phí dự phòng và tổng số tiền yêu cầu. |
| Rủi ro và phương án dự phòng | Xác định một số rủi ro có thể thay đổi việc triển khai và hành động được lên kế hoạch cho từng rủi ro. |
| Đo lường và theo dõi | Giải thích cách thu thập kết quả, ai sẽ báo cáo và khi nào. |
| Các bước tiếp theo | Nêu tên người phê duyệt, phản hồi cần thiết và hành động đầu tiên sau khi được phê duyệt. |
Đối với bản đề xuất của agency, hãy bổ sung kinh nghiệm liên quan, đội ngũ, phí dịch vụ và các điều khoản thương mại của bạn. Nếu bạn đang phản hồi một yêu cầu chào thầu (RFP), hãy làm theo thứ tự được yêu cầu và cung cấp từng mục bắt buộc.
Ví dụ đề xuất sự kiện cho một buổi workshop doanh nghiệp
Mẫu đề xuất sự kiện hư cấu này cho thấy các trường thông tin đó kết hợp với nhau như thế nào. Tất cả tên, ngày tháng, chi phí và mục tiêu đều là các giả định lập kế hoạch mang tính minh họa.
Tổng quan đề xuất và yêu cầu phê duyệt
Tên sự kiện — Customer Operations Exchange 2027
Chuẩn bị cho — Trưởng bộ phận Customer Success và Giám đốc Tài chính của Northstar Software
Chuẩn bị bởi — Đội ngũ Customer Marketing
Ngày dự kiến — Ngày 22 tháng 4 năm 2027, từ 9:00 sáng đến 1:00 chiều
Chúng tôi xin phê duyệt tổ chức một buổi workshop cho khách hàng với ngân sách tối đa là 11.000 USD trước ngày 19 tháng 2 năm 2027. Việc phê duyệt sẽ cho phép đội ngũ yêu cầu báo giá địa điểm cuối cùng và bắt đầu đặt phòng phù hợp. Địa điểm đề xuất là phòng họp của một khách sạn địa phương với sức chứa 60 người tham dự. Tình trạng phòng trống và mức giá hiện vẫn mang tính tạm thời.
Mục đích, đối tượng và thước đo thành công
Buổi workshop sẽ giúp các quản lý vận hành khách hàng cải thiện quy trình tiếp nhận khách hàng mới (onboarding) thông qua một phiên thực hành và thảo luận cùng đồng nghiệp. Chúng tôi dự kiến mời 120 người liên hệ từ các tài khoản khách hàng hiện tại, với mục tiêu 40 người tham dự. Mục tiêu số lượng tham dự là một giả định cho ví dụ này.
Sự kiện có ba mục tiêu đo lường được: Đạt 40 người tham dự, thu về ít nhất 25 phiếu đánh giá hoàn chỉnh với điểm hữu ích trung bình 4/5, và chốt được 10 cuộc họp theo dõi tự nguyện trong vòng hai tuần. Đội ngũ Customer Marketing sẽ theo dõi lượng tham dự và phản hồi. Bộ phận Customer Success sẽ quản lý các yêu cầu cuộc họp theo dõi.
Ý tưởng sự kiện và chương trình
Sự kiện kết hợp một câu chuyện thực tế ngắn từ khách hàng, một buổi workshop có hướng dẫn và phần thảo luận được điều phối. Người tham dự sẽ ra về với một kế hoạch hành động onboarding để áp dụng cho đội ngũ của mình.
| Thời gian | Hoạt động | Kết quả mong đợi |
|---|---|---|
| 9:00–9:30 sáng | Đón khách, ăn sáng và giới thiệu | Giúp người tham dự giao lưu và chia sẻ các ưu tiên của họ. |
| 9:30–10:00 sáng | Ví dụ thực tế về onboarding khách hàng | Đưa ra một vấn đề cụ thể cho buổi workshop. |
| 10:00–11:00 sáng | Workshop vẽ sơ đồ quy trình có hướng dẫn | Phác thảo kế hoạch cải thiện quy trình onboarding. |
| 11:00–11:15 sáng | Nghỉ giải lao | Dành thời gian cho thảo luận tự do. |
| 11:15 sáng–12:00 trưa | Thảo luận nhóm có điều phối | So sánh các phương pháp và thu thập phản hồi. |
| 12:00 trưa–1:00 chiều | Ăn trưa, cam kết hành động và đóng góp ý kiến | Ghi nhận các bước tiếp theo và đề xuất các cuộc họp theo dõi. |
Phạm vi, đội ngũ và tiến độ lập kế hoạch
Đội ngũ Customer Marketing sẽ phụ trách địa điểm, thư mời, đăng ký, biển chỉ dẫn và khảo sát ý kiến. Bộ phận Customer Success sẽ chọn ví dụ khách hàng và điều phối các phiên thảo luận. Một chuyên gia điều phối workshop được thuê ngoài sẽ dẫn dắt phiên vẽ sơ đồ quy trình. Bộ phận Tài chính sẽ xem xét chi tiêu trước khi xác nhận đặt chỗ.
Phạm vi đề xuất bao gồm một buổi workshop tại địa phương. Chi phí di chuyển, lưu trú qua đêm và phát sóng trực tiếp sẽ cần lập kế hoạch và cấp ngân sách bổ sung.
| Hạn chót | Mốc thời gian | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Ngày 19 tháng 2 | Phê duyệt ý tưởng và mức trần ngân sách | Trưởng bộ phận Customer Success và Giám đốc Tài chính |
| Ngày 5 tháng 3 | Xác nhận địa điểm và người điều phối | Customer Marketing |
| Ngày 12 tháng 3 | Gửi thư mời và mở cổng đăng ký | Customer Marketing |
| Ngày 8 tháng 4 | Xem xét lượng đăng ký và điều chỉnh hoạt động tiếp cận | Customer Marketing và Customer Success |
| Ngày 15 tháng 4 | Hoàn thiện chương trình và kiểm tra mức độ sẵn sàng của địa điểm | Đội ngũ sự kiện |
| Ngày 22 tháng 4 | Tổ chức buổi workshop | Đội ngũ sự kiện |
| Ngày 6 tháng 5 | Báo cáo kết quả và các cuộc họp theo dõi | Customer Marketing và Customer Success |
Bảng ngân sách sự kiện chi tiết
Ngân sách dựa trên giả định 40 người tham dự và tối đa 10 nhân viên hoặc người điều phối, với tiệc ăn uống (catering) cho 50 người. Địa điểm phải đáp ứng được tối đa 60 người. Tất cả số tiền tính bằng USD, đã bao gồm thuế và phí trong các ước tính minh họa.
| Danh mục | Cách tính | Chi phí ước tính |
|---|---|---|
| Phòng họp | Thuê phòng nửa ngày | 2.000 USD |
| Tiệc ăn uống (Catering) | 50 người × 60 USD | 3.000 USD |
| Thiết bị âm thanh, ánh sáng | Màn hình, micro và hỗ trợ kỹ thuật | 1.000 USD |
| Người điều phối workshop | Chuẩn bị và dẫn dắt | 2.000 USD |
| Tài liệu và biển chỉ dẫn | Sách bài tập, thẻ tên và biển chỉ dẫn | 500 USD |
| Nhân sự sự kiện | Chi phí nhân sự phân bổ | 1.500 USD |
| Ngân sách cơ bản | Tổng cộng 6 danh mục | 10.000 USD |
| Chi phí dự phòng | 10% ngân sách cơ bản | 1.000 USD |
| Tổng ngân sách đề xuất | Ngân sách cơ bản cộng chi phí dự phòng | 11.000 USD |
Đội ngũ đề xuất tài trợ cho sự kiện từ ngân sách tiếp thị khách hàng (customer marketing). Việc sử dụng khoản dự phòng 1.000 USD cần có sự phê duyệt bằng văn bản của Giám đốc Tài chính. Chi tiêu vượt quá 11.000 USD sẽ yêu cầu một bản đề xuất điều chỉnh.
Rủi ro, phương án dự phòng và các bước tiếp theo
Nếu phòng họp ưu tiên không khả dụng, đội ngũ sẽ yêu cầu báo giá địa điểm thay thế trong phạm vi trần ngân sách đã phê duyệt. Nếu số lượng đăng ký dưới 25 vào ngày 8 tháng 4, Customer Success sẽ ưu tiên tiếp cận trực tiếp các tài khoản được mời. Đội ngũ sẽ xác nhận các yêu cầu về lối đi cho người khuyết tật, chế độ ăn uống và thiết bị âm thanh ánh sáng trong quá trình đăng ký và kiểm tra địa điểm.
Vui lòng phê duyệt ý tưởng workshop và trần chi tiêu tối đa trước ngày 19 tháng 2. Customer Marketing sau đó sẽ lấy báo giá cuối cùng, xác nhận đội ngũ triển khai và trình các cam kết đặt chỗ để phê duyệt. (Kết thúc ví dụ đề xuất)
Chuyển đề xuất sự kiện của bạn thành pitch deck
Tải lên bản đề xuất Word của bạn để tạo bộ slide có thể chỉnh sửa cho cuộc họp với khách hàng hoặc bên liên quan.
Tạo slide đề xuất sự kiện của tôiCách viết đề xuất sự kiện cho đối tượng người đọc của bạn
Bắt đầu bằng việc xác định người đưa ra quyết định và hành động bạn cần ở họ. Một khách hàng đang lựa chọn agency sự kiện sẽ muốn thấy bằng chứng về kinh nghiệm triển khai và phạm vi dịch vụ rõ ràng. Trong khi đó, người quản lý ngân sách nội bộ sẽ muốn hiểu kết quả mong đợi, chi phí và trách nhiệm triển khai. Hãy dựa vào sự khác biệt đó để quyết định nội dung nào cần dành nhiều dung lượng nhất.
Hãy viết yêu cầu phê duyệt trước khi mở rộng ý tưởng. Nếu bạn không thể hoàn thành câu “Vui lòng phê duyệt ___ trước ngày ___ để chúng tôi có thể ___,” hãy làm rõ phạm vi trước khi bổ sung thêm chi tiết.
Tiếp theo, hãy kết nối từng hoạt động chính với một mục tiêu. Trong ví dụ trên, buổi workshop tạo ra một kế hoạch hành động, trong khi phiên cuối cùng thu thập ý kiến phản hồi và yêu cầu cuộc họp theo dõi. Mối kết nối đó cho người đọc lý do để cấp kinh phí cho từng phần của chương trình.
Lập ngân sách từ số lượng và các giả định. Một dòng như “tiệc ăn uống, 3.000 USD cho 50 người” giúp người phê duyệt có cơ sở để đánh giá ước tính. Hãy nêu rõ cách tính chi phí dự phòng và ai có quyền phê duyệt việc sử dụng nó. Đảm bảo yêu cầu phê duyệt nhất quán với tổng ngân sách.
Cuối cùng, hãy đọc lại bản đề xuất dưới góc nhìn của người phê duyệt. Đảm bảo các giả định về số lượng tham dự phù hợp với tiệc ăn uống và sức chứa của địa điểm, các mốc thời gian đủ dư dả để đặt chỗ và gửi thư mời, đồng thời những người phụ trách được nêu tên có khả năng thực hiện công việc. Kết thúc bằng một yêu cầu có ghi rõ ngày tháng và hành động tiếp theo rõ ràng.
Chuyển bản đề xuất thành pitch deck 7 slide
Khi bản đề xuất sự kiện bằng văn bản đã sẵn sàng, hãy xây dựng bài thuyết trình xoay quanh cuộc trao đổi phê duyệt. Giữ lại chi tiết giúp người nghe đưa ra quyết định, và đưa các báo giá hỗ trợ hoặc ghi chú vận hành vào phần phụ lục.
| Slide | Thông điệp chính cho ví dụ | Nội dung cần trình bày |
|---|---|---|
| 1. Yêu cầu phê duyệt | Phê duyệt workshop cho khách hàng với mức trần 11.000 USD trước ngày 19 tháng 2. | Tên sự kiện, ngày dự kiến và quyết định được yêu cầu. |
| 2. Mục tiêu và đối tượng | Giúp các quản lý vận hành khách hàng cải thiện quy trình onboarding. | Đối tượng, mục tiêu 40 người tham dự, mục tiêu phản hồi và mục tiêu cuộc họp theo dõi. |
| 3. Ý tưởng sự kiện | Một buổi workshop thực hành nửa ngày sẽ tạo ra một kế hoạch hành động. | Chương trình 4 giờ và giá trị người tham dự nhận được. |
| 4. Kế hoạch triển khai | Đội ngũ có người phụ trách cụ thể và các mốc thời gian rõ ràng. | Tiến độ lập kế hoạch ngắn gọn với ngày đặt chỗ và ngày gửi thư mời. |
| 5. Ngân sách | Phê duyệt ngân sách đề xuất 11.000 USD. | Chi phí cơ bản 10.000 USD và chi phí dự phòng 1.000 USD. |
| 6. Rủi ro và phương án dự phòng | Các giả định về địa điểm và số lượng tham dự đều có phương án xử lý xác định. | Các rủi ro chính, hành động dự kiến và đội ngũ chịu trách nhiệm. |
| 7. Quyết định và các bước tiếp theo | Việc phê duyệt sẽ kích hoạt công đoạn lấy báo giá cuối cùng và đặt chỗ. | Người phê duyệt, hạn chót ngày 19 tháng 2 và hành động lập kế hoạch đầu tiên. |
Để tạo bộ slide từ tài liệu của bạn, hãy tải tệp DOC hoặc DOCX lên công cụ chuyển đổi Word sang PPT của SlidesPilot. Xác định đối tượng người đọc, nội dung phê duyệt bạn muốn và các phần cần nhấn mạnh. SlidesPilot sử dụng cấu trúc tài liệu để sắp xếp một bài thuyết trình có thể chỉnh sửa, giúp bạn tinh chỉnh và xuất sang PowerPoint.
Bạn có thể sử dụng câu lệnh này với bản đề xuất của riêng bạn.
Tạo bài thuyết trình đề xuất sự kiện 7 slide cho người quản lý ngân sách. Đặt yêu cầu phê duyệt và hạn chót lên đầu. Bao gồm đối tượng, mục tiêu đo lường được, ý tưởng sự kiện, tiến độ triển khai, ngân sách, rủi ro và các bước tiếp theo. Giữ nguyên các số liệu được cung cấp và hiển thị riêng chi phí cơ bản cùng chi phí dự phòng.
Trước khi gửi bản đề xuất sự kiện của bạn
Hãy kiểm tra tính nhất quán lần cuối giữa bản đề xuất bằng văn bản và bộ slide. Tên sự kiện, ngày tháng, đối tượng, ước tính số lượng tham dự, ngân sách và yêu cầu phê duyệt cần phải thống nhất trên cả hai tài liệu. Nếu người nhận đã cung cấp hồ sơ yêu cầu báo giá (RFP) hoặc hướng dẫn nộp đề xuất, hãy đảm bảo rằng phản hồi của bạn bao gồm đầy đủ các tệp đính kèm được yêu cầu và tuân thủ đúng định dạng.
Hãy gửi bản đề xuất tới đích danh người quyết định cùng một tin nhắn ngắn gọn nêu rõ quyết định cần đưa ra và ngày cần phản hồi. Đối với cuộc họp thuyết trình, hãy chia sẻ tài liệu trước để những người tham dự có thể xem xét các ước tính chi tiết trước khi thảo luận về các slide.
Câu hỏi thường gặp
Bản đề xuất sự kiện nên bao gồm những gì?
Hãy bao gồm mục đích sự kiện, đối tượng, ý tưởng, ngày và địa điểm, chương trình, phạm vi, tiến độ lập kế hoạch, ngân sách, đội ngũ triển khai, rủi ro và yêu cầu phê duyệt. Bổ sung thêm kinh nghiệm và các điều khoản dịch vụ khi chào bán dịch vụ tổ chức sự kiện cho khách hàng.
Bản đề xuất sự kiện nên dài bao nhiêu?
Hãy sử dụng độ dài phù hợp để hỗ trợ đưa ra quyết định và đáp ứng hướng dẫn của người nhận. Một buổi workshop nội bộ nhỏ có thể dùng tài liệu ngắn gọn. Phản hồi từ agency đi kèm các lựa chọn địa điểm, báo giá của nhà cung cấp và điều khoản thương mại sẽ cần nhiều chi tiết hơn. Đặt yêu cầu và các số liệu chính ở đầu, đồng thời đưa các tài liệu hỗ trợ vào phần phụ lục.
Bản đề xuất tài trợ sự kiện có khác biệt không?
Bản đề xuất tài trợ cũng cần giải thích đối tượng độc giả/người tham dự mà nhà tài trợ sẽ tiếp cận, các quyền lợi đi kèm, khoản đóng góp được yêu cầu, các sản phẩm bàn giao và cách thức báo cáo kết quả. Hãy phát triển những chi tiết đó xoay quanh các mục tiêu của nhà tài trợ.
Tôi có thể thuyết trình đề xuất sự kiện bằng PowerPoint không?
Có. Một bộ slide sẽ giúp bạn dẫn dắt các bên liên quan tìm hiểu qua ý tưởng, chi phí và quyết định. Hãy giữ lại bản đề xuất bằng văn bản để cung cấp phạm vi và ước tính chi tiết. Nếu bản đề xuất của bạn đã có trong Word, hãy sử dụng SlidesPilot để chuyển tài liệu thành PowerPoint. Đối với bản đề xuất được lưu dưới dạng văn bản thuần túy (plain text), bạn có thể bắt đầu với Text to PPT.
Chuyển đề xuất sự kiện của bạn thành pitch deck
Tải lên bản đề xuất Word của bạn để tạo bộ slide có thể chỉnh sửa cho cuộc họp với khách hàng hoặc bên liên quan.