Stwórz ofertę wydarzenia z jasną prośbą o zatwierdzenie, szczegółowym budżetem i planem realizacji, a następnie wykorzystaj ten sam przykład do ustrukturyzowania swojej prezentacji pitch deck.
Oferta wydarzenia wyjaśnia, co chcą Państwo zorganizować, dlaczego jest to ważne, ile będzie kosztować oraz na co potrzebują Państwo zgody odbiorcy. Przydatna oferta daje klientowi lub interesariuszowi wystarczająco dużo szczegółów do podjęcia decyzji, w tym koncepcję wydarzenia, grupę docelową, harmonogram, budżet, podział obowiązków i kolejne kroki.
Skorzystaj z poniższego szablonu oferty wydarzenia, aby przygotować swój dokument. Następnie postępuj zgodnie z gotowym przykładem i zarysem siedmiu slajdów, aby przekształcić ten sam plan w prezentację pitch deck.
Skopiuj te pola do dokumentu Word i zastąp nawiasy szczegółami swojego wydarzenia. Umieść prośbę o zatwierdzenie blisko początku, aby odbiorcy zrozumieli decyzję przed zapoznaniem się ze szczegółami wspierającymi.
| Sekcja | Co wpisać |
|---|---|
| Nazwa wydarzenia i właściciel | [Nazwa wydarzenia], przygotowane przez [imię i nazwisko/zespół] dla [klienta lub zatwierdzającego interesariusza], z dnia [data]. |
| Wnioskowane zatwierdzenie | Zatwierdzenie [kwoty, koncepcji lub zakresu] do [termin], aby można było rozpocząć [kolejne działanie planistyczne]. |
| Cel i założenia | Proponujemy [wydarzenie], aby pomóc [odbiorcom] osiągnąć [rezultat]. Sukces będzie mierzony za pomocą [wskaźnika i celu]. |
| Odbiorcy i frekwencja | Zaproszenie [odbiorców], przewidywana [frekwencja] oraz wyjaśnienie podstaw tego szacunku. |
| Koncepcja wydarzenia | Opis motywu przewodniego, formatu, głównych atrakcji oraz doświadczeń uczestników. |
| Data, miejsce i agenda | Proponowana data, lokalizacja lub platforma, czas trwania i główne punkty agendy. Określenie, które ustalenia są potwierdzone. |
| Zakres i obowiązki | Lista uwzględnionych prac, osoba/zespół odpowiedzialny za każdą część oraz wszelkie usługi wymagające osobnej umowy. |
| Harmonogram planowania | Termin zatwierdzenia, punkty zwrotne rezerwacji, rozpoczęcie wysyłania zaproszeń i ostateczna weryfikacja gotowości. |
| Budżet i finansowanie | Wyszczególnione szacowane koszty, źródła finansowania, rezerwa budżetowa i łączna wnioskowana kwota. |
| Ryzyka i plany awaryjne | Wskazanie kluczowych ryzyk mogących wpłynąć na realizację oraz zaplanowane działania dla każdego z nich. |
| Pomiar i dalsze działania | Wyjaśnienie, jak będą zbierane wyniki, kto i kiedy przygotuje raport. |
| Kolejne kroki | Wskazanie osoby zatwierdzającej, wymaganej odpowiedzi i pierwszego działania po zatwierdzeniu. |
W przypadku oferty agencji należy dodać odpowiednie doświadczenie, zespół, opłaty za usługi i warunki handlowe. Jeśli odpowiadają Państwo na zapytanie ofertowe (RFP), należy postępować zgodnie z wymaganą kolejnością i dostarczyć każdy wymagany element.
Ten fikcyjny przykład oferty wydarzenia pokazuje, jak te pola współpracują ze sobą. Wszystkie nazwiska, daty, koszty i cele są ilustracyjnymi założeniami planistycznymi.
Nazwa wydarzenia — Customer Operations Exchange 2027
Przygotowano dla — Dyrektora ds. Sukcesu Klienta oraz Dyrektora Finansowego Northstar Software
Przygotowano przez — Zespół ds. Marketingu Relacyjnego z Klientami
Proponowana data — 22 kwietnia 2027 r., od 9:00 do 13:00
Prosimy o zatwierdzenie warsztatów dla klientów z maksymalnym budżetem 11 000 USD do 19 lutego 2027 r. Zatwierdzenie pozwoli zespołowi poprosić o ostateczne wyceny miejsc i rozpocząć rezerwację odpowiedniej przestrzeni. Proponowane miejsce to sala konferencyjna w lokalnym hotelu z miejscem dla 60 uczestników. Dostępność i ceny pozostają wstępne.
Warsztaty pomogą menedżerom ds. operacji klienta usprawnić procesy wdrażania (onboarding) poprzez praktyczną sesję i dyskusję w gronie ekspertów. Planujemy zaprosić 120 kontaktów z istniejących kont klienckich, przy celu 40 uczestników. Cel frekwencji jest założeniem przyjętym na potrzeby tego przykładu.
Wydarzenie ma trzy mierzalne cele: osiągnięcie frekwencji 40 uczestników, zebranie co najmniej 25 wypełnionych formularzy opinii ze średnią oceną przydatności 4 na 5 oraz pozyskanie 10 chętnych na spotkania uzupełniające w ciągu dwóch tygodni. Zespół ds. Marketingu Relacyjnego z Klientami będzie śledzić frekwencję i opinie. Zespół ds. Sukcesu Klienta obsłuży zgłoszenia na spotkania uzupełniające.
Wydarzenie łączy krótką historię sukcesu klienta, warsztaty z przewodnikiem oraz moderowaną dyskusję. Uczestnicy wyjdą z planem działań wdrożeniowych, który będą mogli wdrożyć w swoich zespołach.
| Czas | Działanie | Zamierzony rezultat |
|---|---|---|
| 9:00–9:30 | Przyjazd, śniadanie i powitania | Pomoc uczestnikom w poznaniu się i podzieleniu priorytetami. |
| 9:30–10:00 | Case study wdrażania klienta | Przedstawienie konkretnego problemu na potrzeby warsztatów. |
| 10:00–11:00 | Warsztat mapowania procesów z przewodnikiem | Przygotowanie projektu planu usprawnienia onboardingu. |
| 11:00–11:15 | Przerwa | Czas na nieformalne rozmowy. |
| 11:15–12:00 | Moderowana dyskusja grupowa | Porównanie podejść i zebranie opinii. |
| 12:00–13:00 | Obiad, deklaracje działań i opinie | Zapisanie kolejnych kroków i zaoferowanie spotkań uzupełniających. |
Zespół ds. Marketingu Relacyjnego z Klientami odpowiada za miejsce, zaproszenia, rejestrację, oznakowanie i ankietę ewaluacyjną. Zespół ds. Sukcesu Klienta wybierze przykład klienta i poprowadzi dyskusje. Zewnętrzny moderator warsztatów poprowadzi sesję mapowania procesów. Dział Finansowy przeanalizuje wydatki przed potwierdzeniem rezerwacji.
Proponowany zakres obejmuje jedne lokalne warsztaty. Podróże, noclegi oraz transmisja na żywo wymagałyby dodatkowego planowania i finansowania.
| Termin | Punkt zwrotny | Właściciel |
|---|---|---|
| 19 lutego | Zatwierdzenie koncepcji i limitu budżetowego | Dyrektor ds. Sukcesu Klienta i Dyrektor Finansowy |
| 5 marca | Potwierdzenie miejsca i moderatora | Zespół ds. Marketingu Relacyjnego z Klientami |
| 12 marca | Wysyłka zaproszeń i otwarcie rejestracji | Zespół ds. Marketingu Relacyjnego z Klientami |
| 8 kwietnia | Przegląd rejestracji i korekta działań promocyjnych | Zespół ds. Marketingu Relacyjnego i Zespół ds. Sukcesu Klienta |
| 15 kwietnia | Zakończenie prac nad agendą i weryfikacja gotowości miejsca | Zespół ds. wydarzenia |
| 22 kwietnia | Realizacja warsztatów | Zespół ds. wydarzenia |
| 6 maja | Raport z wyników i spotkań uzupełniających | Zespół ds. Marketingu Relacyjnego i Zespół ds. Sukcesu Klienta |
Budżet zakłada 40 uczestników oraz do 10 osób z obsługi lub moderatorów, z kateringiem dla 50 osób. Miejsce musi pomieścić do 60 osób. Wszystkie kwoty podane są w USD, z uwzględnieniem podatków i opłat w szacunkach ilustracyjnych.
| Pozycja | Sposób wyliczenia | Szacowany koszt |
|---|---|---|
| Sala konferencyjna | Wynajem sali na pół dnia | 2 000 USD |
| Katering | 50 osób × 60 USD | 3 000 USD |
| Sprzęt audiowizualny | Ekran, mikrofony i obsługa | 1 000 USD |
| Moderator warsztatów | Przygotowanie i prowadzenie | 2 000 USD |
| Materiały i oznakowanie | Materiały szkoleniowe, identyfikatory i oznakowanie | 500 USD |
| Obsługa wydarzenia | Przypisany koszt personelu | 1 500 USD |
| Budżet bazowy | Suma sześciu kategorii | 10 000 USD |
| Rezerwa budżetowa | 10% budżetu bazowego | 1 000 USD |
| Łączny proponowany budżet | Budżet bazowy plus rezerwa | 11 000 USD |
Zespół proponuje sfinansowanie wydarzenia z budżetu marketingu relacyjnego. Wykorzystanie rezerwy w wysokości 1 000 USD wymaga pisemnej zgody Dyrektora Finansowego. Wydatki powyżej 11 000 USD wymagają zaktualizowanej oferty.
Jeśli preferowana sala będzie niedostępna, zespół poprosi o alternatywną wycenę miejsca w ramach zatwierdzonego limitu. Jeśli do 8 kwietnia liczba rejestracji będzie niższa niż 25, Zespół ds. Sukcesu Klienta priorytetowo zajmie się bezpośrednim kontaktem z zaproszonymi kontami. Zespół potwierdzi wymagania dotyczące dostępności, diety i sprzętu AV podczas rejestracji oraz przeglądu miejsca.
Prosimy o zatwierdzenie koncepcji warsztatów oraz maksymalnego limitu wydatków do 19 lutego. Zespół ds. Marketingu Relacyjnego uzyska wówczas ostateczne wyceny, potwierdzi zespół wykonawczy i przedstawi zobowiązania rezerwacyjne do zatwierdzenia. (Koniec przykładowej oferty)
Prześlij swoją ofertę z programu Word, aby stworzyć edytowalną prezentację na spotkanie z klientem lub interesariuszem.
Utwórz moją prezentację oferty wydarzeniaZacznij od wskazania osoby podejmującej decyzję oraz wymaganego działania. Klient wybierający agencję eventową będzie oczekiwał dowodów doświadczenia w realizacji oraz jasnego zakresu usług. Wewnętrzny dysponent budżetu będzie chciał zrozumieć oczekiwany rezultat, koszt i odpowiedzialność za realizację. Wykorzystaj tę różnicę, aby zdecydować, co zasługuje na najwięcej miejsca.
Napisz prośbę o zatwierdzenie przed rozbudowaniem koncepcji. Jeśli nie możesz dokończyć zdania „Proszę o zatwierdzenie ___ do ___ abyśmy mogli ___”, doprecyzuj zakres przed dodaniem kolejnych szczegółów.
Następnie połącz każde główne działanie z celem. W przykładzie warsztaty pozwalają wypracować plan działań, podczas gdy ostatnia sesja służy zebraniu opinii i zgłoszeń na spotkania uzupełniające. To połączenie daje odbiorcy powód do sfinansowania każdej części agendy.
Zbuduj budżet na podstawie ilości i założeń. Pozycja taka jak „katering, 3 000 USD dla 50 osób” daje osobie zatwierdzającej możliwość oceny szacunków. Określ, jak wyliczana jest rezerwa budżetowa i kto może autoryzować jej użycie. Zadbaj o to, aby prośba o zatwierdzenie była spójna z łączną kwotą budżetu.
Na koniec przeczytaj ofertę tak, jakbyś to Ty ją zatwierdzał(a). Upewnij się, że założenia dotyczące frekwencji odpowiadają kateringowi i pojemności sali, punkty zwrotne pozostawiają czas na rezerwację i zaproszenia, a wskazane osoby odpowiedzialne mogą wykonać dane zadania. Zakończ datowanym wnioskiem i jasnym kolejnym działaniem.
Gdy pisemna oferta wydarzenia jest gotowa, zbuduj prezentację wokół rozmowy o zatwierdzeniu. Zachowaj szczegóły, które pomogą odbiorcom podjąć decyzję, a wspierające cytaty lub uwagi operacyjne umieść w załączniku.
| Slajd | Główny przekaz dla przykładu | Co pokazać |
|---|---|---|
| 1. Wniosek o zatwierdzenie | Zatwierdzenie warsztatów dla klientów z limitem 11 000 USD do 19 lutego. | Nazwa wydarzenia, proponowana data i wnioskowana decyzja. |
| 2. Cele i odbiorcy | Pomoc menedżerom ds. operacji klienta w usprawnieniu onboardingu. | Odbiorcy, cel 40 uczestników, cel opinii i cel spotkań uzupełniających. |
| 3. Koncepcja wydarzenia | Praktyczne półdniowe warsztaty pozwolą wypracować plan działań. | Czterogodzinna agenda i korzyści dla uczestnika. |
| 4. Plan realizacji | Zespół ma wyznaczonych właścicieli i datowane punkty zwrotne. | Krótki harmonogram planowania z datami rezerwacji i zaproszeń. |
| 5. Budżet | Zatwierdzenie proponowanego budżetu 11 000 USD. | Koszt bazowy 10 000 USD i rezerwa 1 000 USD. |
| 6. Ryzyka i plany awaryjne | Założenia dotyczące miejsca i frekwencji mają zdefiniowane reakcje. | Główne ryzyka, planowane działania i odpowiedzialny zespół. |
| 7. Decyzja i kolejne kroki | Zatwierdzenie uruchamia ostateczne wyceny i prace rezerwacyjne. | Osoby zatwierdzające, termin 19 lutego i pierwsze działanie planistyczne. |
Aby utworzyć prezentację z dokumentu, prześlij plik DOC lub DOCX do konwertera Word na PPT SlidesPilot. Określ odbiorców, zatwierdzenie, którego potrzebujesz, oraz sekcje do wyeksponowania. SlidesPilot wykorzystuje strukturę dokumentu, aby zorganizować edytowalną prezentację, którą możesz dopracować i wyeksportować do programu PowerPoint.
Możesz użyć tej instrukcji ze swoją własną ofertą.
Utwórz siedmioslajdową prezentację oferty wydarzenia dla dysponenta budżetu. Rozpocznij od prośby o zatwierdzenie i terminu. Uwzględnij odbiorców, mierzalne cele, koncepcję wydarzenia, harmonogram realizacji, budżet, ryzyka i kolejne kroki. Zachowaj dostarczone liczby i pokaż koszt bazowy oraz rezerwę osobno.
Przeprowadź ostateczną weryfikację spójności pisemnej oferty i prezentacji. Nazwa wydarzenia, data, odbiorcy, szacowana frekwencja, budżet i wniosek o zatwierdzenie powinny być zgodne w obu dokumentach. Jeśli odbiorca dostarczył zapytanie ofertowe (RFP) lub instrukcje składania ofert, upewnij się, że odpowiedź zawiera każdy wymagany załącznik i jest zgodna z wymaganym formatem.
Wyślij ofertę do imiennie wskazanego decydenta wraz z krótką wiadomością określającą potrzebną decyzję i datę odpowiedzi. W przypadku spotkania prezentacyjnego udostępnij dokument wcześniej, aby uczestnicy mogli przeanalizować szczegółowe szacunki przed omówieniem slajdów.
Uwzględnij cel wydarzenia, odbiorców, koncepcję, datę i miejsce, agendę, zakres, harmonogram planowania, budżet, zespół wykonawczy, ryzyka i prośbę o zatwierdzenie. Dodaj doświadczenie i warunki świadczenia usług podczas przedstawiania oferty usług planowania wydarzeń klientowi.
Użyj długości niezbędnej do poparcia decyzji i spełnienia instrukcji odbiorcy. Niewielkie wewnętrzne warsztaty mogą mieć zwięzły dokument. Odpowiedź agencji z opcjami miejsc, wycenami dostawców i warunkami handlowymi będzie wymagała więcej szczegółów. Umieść wniosek i kluczowe liczby na początku, a materiały wspierające w załączniku.
Oferta sponsoringowa musi również wyjaśniać odbiorców, do których dotrze sponsor, zawarte korzyści, wnioskowany wkład, elementy dostarczane oraz sposób raportowania wyników. Opracuj te szczegóły wokół celów sponsora.
Tak. Prezentacja pomaga przeprowadzić interesariuszy przez koncepcję, koszty i decyzję. Zachowaj pisemną ofertę do wglądu w szczegółowy zakres i szacunki. Jeśli Twoja oferta jest już w programie Word, użyj SlidesPilot, aby przekształcić dokument w prezentację PowerPoint. W przypadku oferty zapisanej jako zwykły tekst możesz zacząć od narzędzia Tekst na PPT.
Prześlij swoją ofertę z programu Word, aby stworzyć edytowalną prezentację na spotkanie z klientem lub interesariuszem.
