Creați o propunere de eveniment cu o cerere clară de aprobare, un buget detaliat și un plan de livrare, apoi folosiți același exemplu pentru a vă structura pitch deck-ul.
O propunere de eveniment explică ce doriți să organizați, de ce este important, cât va costa și ce aveți nevoie să aprobe cititorul. O propunere utilă oferă unui client sau unei părți interesate suficiente detalii pentru a lua acea decizie, inclusiv conceptul evenimentului, publicul țintă, programul, bugetul, responsabilitățile și pașii următori.
Utilizați șablonul de propunere de eveniment de mai jos pentru a vă construi documentul. Apoi urmăriți exemplul completat și structura de șapte slide-uri pentru a transforma același plan într-un pitch deck.
Copiați aceste câmpuri într-un document Word și înlocuiți parantezele drepte cu detaliile evenimentului dumneavoastră. Puneți cererea de aprobare aproape de început, astfel încât cititorii să înțeleagă decizia înainte de a analiza informațiile justificative.
| Secțiune | Ce trebuie să scrieți |
|---|---|
| Numele evenimentului și responsabilul | [Numele evenimentului], pregătit de [nume/echipă] pentru [client sau parte interesată care aprobă], din data de [dată]. |
| Aprobare solicitată | Se aprobă [suma, conceptul sau domeniul de aplicare] până la [termen-limită], astfel încât [următoarea acțiune de planificare] să poată începe. |
| Scop și obiective | Propunem [evenimentul] pentru a ajuta [publicul țintă] să obțină [rezultatul]. Succesul va fi măsurat prin [indicator și țintă]. |
| Public și participare | Invitați [publicul țintă], estimați [participarea] și explicați baza acelei estimări. |
| Conceptul evenimentului | Descrieți tema, formatul, activitățile principale și experiența pe care o vor avea participanții. |
| Dată, locație și agendă | Specificați data propusă, locația sau platforma, durata și principalele puncte din agendă. Precizați ce aranjamente sunt confirmate. |
| Domeniu de aplicare și responsabilități | Enumerați activitățile incluse, cine răspunde de fiecare parte și orice servicii care necesită un acord separat. |
| Calendar de planificare | Indicați termenul-limită de aprobare, etapele de rezervare, lansarea invitațiilor și verificarea finală a pregătirii. |
| Buget și finanțare | Detaliați costurile estimate, sursele de finanțare, fondul de rezervă (neprevăzute) și suma totală solicitată. |
| Riscuri și planuri de rezervă | Identificați puținele riscuri care ar putea afecta livrarea și acțiunea planificată pentru fiecare. |
| Măsurare și urmărire | Explicați cum vor fi colectate rezultatele, cine le va raporta și când. |
| Pașii următori | Specificați persoana care aprobă, răspunsul necesar și prima acțiune după aprobare. |
Pentru o propunere de agenție, adăugați experiența relevantă, echipa, tarifele de servicii și termenii comerciali. Dacă răspundeți la o cerere de ofertă (RFP), urmați ordinea solicitată și furnizați fiecare element cerut.
Acest exemplu fictiv de propunere de eveniment arată cum funcționează aceste câmpuri împreună. Toate numele, datele, costurile și țintele sunt ipoteze de planificare cu titlu ilustrativ.
Numele evenimentului — Customer Operations Exchange 2027
Pregătit pentru — Directorul de Customer Success și Directorul Financiar de la Northstar Software
Pregătit de — Echipa de Customer Marketing
Data propusă — 22 aprilie 2027, între orele 09:00 și 13:00
Solicităm aprobarea pentru un workshop dedicat clienților cu un buget maxim de 11.000 $ până la 19 februarie 2027. Aprobarea va permite echipei să solicite oferte finale pentru locație și să înceapă rezervarea unui spațiu adecvat. Locația propusă este o sală de ședințe dintr-un hotel local, cu o capacitate de 60 de participanți. Disponibilitatea și prețurile rămân provizorii.
Workshop-ul va ajuta managerii de operațiuni clienți să își îmbunătățească procesele de onboarding printr-o sesiune practică și discuții între colegi. Ne propunem să invităm 120 de contacte din conturile de clienți existenți, cu o țintă de 40 de participanți. Ținta de participare este o ipoteză pentru acest exemplu.
Evenimentul are trei ținte măsurabile: atragerea a 40 de participanți, colectarea a cel puțin 25 de formulare de feedback completate cu o evaluare medie a utilității de 4 din 5 și obținerea a 10 întâlniri de urmărire cu acordul participanților în termen de două săptămâni. Echipa de Customer Marketing va urmări participarea și feedback-ul. Echipa de Customer Success va gestiona solicitările de urmărire.
Evenimentul combină o scurtă poveste de succes a unui client, un workshop ghidat și discuții facilitate. Participanții vor pleca cu un plan de acțiune pentru onboarding pe care îl pot aplica în echipele lor.
| Oră | Activitate | Rezultat urmărit |
|---|---|---|
| 09:00–09:30 | Sosire, mic dejun și introducere | Ajută participanții să se cunoască și să își împărtășească prioritățile. |
| 09:30–10:00 | Studiu de caz privind onboarding-ul clienților | Stabilește o problemă concretă pentru workshop. |
| 10:00–11:00 | Workshop ghidat de cartografiere a proceselor | Elaborarea unui plan de îmbunătățire a onboarding-ului. |
| 11:00–11:15 | Pauză | Oferă timp pentru discuții informale. |
| 11:15–12:00 | Discuție facilitată între colegi | Compararea abordărilor și colectarea de feedback. |
| 12:00–13:00 | Prânz, angajamente de acțiune și feedback | Înregistrarea pașilor următori și oferirea de întâlniri de urmărire. |
Echipa de Customer Marketing va fi responsabilă de locație, invitații, înregistrare, semnalistică și sondajul de feedback. Echipa de Customer Success va selecta exemplul de client și va facilita discuțiile. Un facilitator contractat pentru workshop va conduce sesiunea de cartografiere a proceselor. Departamentul Financiar va revizui cheltuielile înainte de confirmarea rezervărilor.
Domeniul de aplicare propus acoperă un singur workshop local. Deplasările, cazarea peste noapte și o transmisie în direct ar necesita planificare și finanțare suplimentare.
| Termen-limită | Etapă cheie | Responsabil |
|---|---|---|
| 19 februarie | Aprobarea conceptului și a plafonului bugetar | Directorul de Customer Success și Directorul Financiar |
| 5 martie | Confirmarea locației și a facilitatorului | Customer Marketing |
| 12 martie | Trimiterea invitațiilor și deschiderea înregistrărilor | Customer Marketing |
| 8 aprilie | Revizuirea înregistrărilor și ajustarea promovării | Customer Marketing și Customer Success |
| 15 aprilie | Finalizarea agendei și verificarea pregătirii locației | Echipa evenimentului |
| 22 aprilie | Desfășurarea workshop-ului | Echipa evenimentului |
| 6 mai | Raportarea rezultatelor și a întâlnirilor de urmărire | Customer Marketing și Customer Success |
Bugetul presupune 40 de participanți și până la 10 membri ai personalului sau facilitatori, cu servicii de catering pentru 50 de persoane. Locația trebuie să aibă o capacitate de până la 60 de persoane. Toate sumele sunt exprimate în USD, iar taxele și comisioanele sunt incluse în estimările ilustrative.
| Element | Calcul | Cost estimat |
|---|---|---|
| Sală de ședințe | Închiriere sală pentru o jumătate de zi | 2.000 $ |
| Catering | 50 persoane × 60 $ | 3.000 $ |
| Echipament audiovizual | Ecran, microfoane și asistență tehnică | 1.000 $ |
| Facilitator workshop | Pregătire și desfășurare | 2.000 $ |
| Materiale și semnalistică | Caiete de lucru, ecusoane și semnalistică | 500 $ |
| Personal eveniment | Cost alocat pentru personal | 1.500 $ |
| Buget de bază | Suma celor șase categorii | 10.000 $ |
| Fond de rezervă | 10% din bugetul de bază | 1.000 $ |
| Buget total propus | Buget de bază plus fond de rezervă | 11.000 $ |
Echipa propune finanțarea evenimentului din bugetul de customer marketing. Utilizarea fondului de rezervă de 1.000 $ necesită aprobarea scrisă a Directorului Financiar. Cheltuielile care depășesc 11.000 $ necesită o propunere revizuită.
Dacă sala preferată nu este disponibilă, echipa va solicita o ofertă pentru o locație alternativă care să se încadreze în plafonul aprobat. Dacă înregistrările sunt sub 25 la data de 8 aprilie, echipa de Customer Success va prioritiza contactarea directă a conturilor invitate. Echipa va confirma accesibilitatea, cerințele dietetice și necesarul audiovizual în timpul înregistrării și al revizuirii locației.
Vă rugăm să aprobați conceptul workshop-ului și plafonul maxim de cheltuieli până la 19 februarie. Echipa de Customer Marketing va obține apoi ofertele finale, va confirma echipa de livrare și va trimite angajamentele de rezervare spre aprobare. (Sfârșitul exemplului de propunere)
Încărcați propunerea dumneavoastră Word pentru a crea o prezentare editabilă de slide-uri pentru ședința cu clientul sau părțile interesate.
Creează prezentarea mea de propunere de evenimentÎncepeți prin a numi persoana cu putere de decizie și acțiunea pe care o solicitați. Un client care alege o agenție de evenimente va dori dovezi privind experiența de livrare și un domeniu clar de aplicare a serviciilor. Un responsabil intern de buget va dori să înțeleagă rezultatul preconizat, costul și responsabilitatea pentru livrare. Folosiți această diferență pentru a decide ce merită cel mai mult spațiu.
Scrieți cererea de aprobare înainte de a dezvolta conceptul. Dacă nu puteți completa propoziția „Vă rugăm să aprobați ___ până la ___ pentru a putea ___”, clarificați domeniul de aplicare înainte de a adăuga mai multe detalii.
Apoi, conectați fiecare activitate majoră la un obiectiv. În exemplu, workshop-ul generează un plan de acțiune, în timp ce sesiunea finală colectează feedback și solicitări de urmărire. Această legătură îi oferă cititorului un motiv pentru a finanța fiecare parte din agendă.
Construiți bugetul pornind de la cantități și ipoteze. O linie precum „catering, 3.000 $ pentru 50 de persoane” îi permite persoanei care aprobă să evalueze estimarea. Precizați cum este calculat fondul de rezervă și cine poate autoriza utilizarea acestuia. Mențineți cererea de aprobare în concordanță cu totalul bugetului.
În cele din urmă, citiți propunerea ca și cum ați fi persoana care urmează să o aprobe. Asigurați-vă că ipotezele privind participarea corespund capacității de catering și a locației, că etapele cheie lasă timp pentru rezervări și invitații, iar responsabilii desemnați pot efectua activitatea. Încheiați cu o cerere datată și cu o acțiune viitoare clară.
Odată ce propunerea scrisă de eveniment este gata, construiți prezentarea în jurul conversației de aprobare. Păstrați detaliile care ajută publicul să ia o decizie și plasați ofertele justificative sau notele operaționale într-o anexă.
| Slide | Mesajul principal pentru exemplu | Ce trebuie afișat |
|---|---|---|
| 1. Cerere de aprobare | Aprobarea unui workshop pentru clienți cu un plafon de 11.000 $ până la 19 februarie. | Numele evenimentului, data propusă și decizia solicitată. |
| 2. Obiective și public | Ajutarea managerilor de operațiuni clienți să îmbunătățească onboarding-ul. | Publicul țintă, ținta de 40 de participanți, ținta de feedback și ținta de urmărire. |
| 3. Conceptul evenimentului | Un workshop practic de o jumătate de zi va genera un plan de acțiune. | Agenda de patru ore și beneficiul principal pentru participanți. |
| 4. Plan de livrare | Echipa are responsabili desemnați și etape datate. | Un calendar scurt de planificare cu datele de rezervare și trimitere a invitațiilor. |
| 5. Buget | Aprobarea bugetului propus de 11.000 $. | Cost de bază de 10.000 $ și fond de rezervă de 1.000 $. |
| 6. Riscuri și planuri de rezervă | Ipotezele privind locația și participarea au răspunsuri definite. | Riscurile principale, acțiunile planificate și echipa responsabilă. |
| 7. Decizie și pașii următori | Aprobarea deblochează obținerea ofertelor finale și activitatea de rezervare. | Persoanele care aprobă, termenul-limită de 19 februarie și prima acțiune de planificare. |
Pentru a crea prezentarea din documentul dumneavoastră, încărcați fișierul DOC sau DOCX în convertorul Word în PPT de la SlidesPilot. Specificați publicul, aprobarea pe care o doriți și secțiunile pe care doriți să le accentuați. SlidesPilot folosește structura documentului pentru a organiza o prezentare editabilă pe care o puteți rafina și exporta în PowerPoint.
Puteți folosi această instrucțiune pentru propria dumneavoastră propunere.
Creați o prezentare de propunere de eveniment din șapte slide-uri pentru responsabilul de buget. Începeți cu cererea de aprobare și termenul-limită. Includeți publicul țintă, obiectivele măsurabile, conceptul evenimentului, calendarul de livrare, bugetul, riscurile și pașii următori. Păstrați cifrele furnizate și afișați separat costul de bază și fondul de rezervă.
Efectuați o verificare finală a consecvenței între propunerea scrisă și prezentare. Numele evenimentului, data, publicul țintă, estimarea de participare, bugetul și cererea de aprobare ar trebui să coincidă în ambele documente. Dacă destinatarul a furnizat o cerere de ofertă (RFP) sau instrucțiuni de transmitere, confirmați că răspunsul dumneavoastră include fiecare anexă solicitată și respectă formatul cerut.
Trimiteți propunerea unei persoane cu putere de decizie desemnate, împreună cu un mesaj scurt în care specificați decizia necesară și data de răspuns. Pentru o ședință de prezentare, distribuiți documentul în avans, astfel încât participanții să poată analiza estimările detaliate înainte de a discuta slide-urile.
Includeți scopul evenimentului, publicul țintă, conceptul, data și locația, agenda, domeniul de aplicare, calendarul de planificare, bugetul, echipa de livrare, riscurile și cererea de aprobare. Adăugați experiența și termenii de furnizare a serviciilor atunci când prezentați servicii de organizare de evenimente unui client.
Utilizați lungimea necesară pentru a susține decizia și pentru a respecta instrucțiunile destinatarului. Un workshop intern de mici dimensiuni poate folosi un document concis. Un răspuns al unei agenții care include opțiuni de locație, oferte de la furnizori și termeni comerciali va necesita mai multe detalii. Puneți cererea și cifrele cheie la început, iar materialele ajutătoare într-o anexă.
O propunere de sponsorizare trebuie, de asemenea, să explice publicul la care va ajunge un sponsor, beneficiile incluse, contribuția solicitată, livrabilele și modul în care vor fi raportate rezultatele. Dezvoltați aceste detalii în jurul obiectivelor sponsorului.
Da. O prezentare de slide-uri vă ajută să ghidați părțile interesate prin concept, costuri și decizie. Păstrați propunerea scrisă la dispoziție pentru detalii privind domeniul de aplicare și estimările. Dacă propunerea dumneavoastră este deja în Word, folosiți SlidesPilot pentru a transforma documentul în PowerPoint. Pentru o propunere salvată ca text simplu, puteți începe cu Text to PPT.
Încărcați propunerea dumneavoastră Word pentru a crea o prezentare editabilă de slide-uri pentru ședința cu clientul sau părțile interesate.
