Erstellen Sie ein Veranstaltungskonzept mit einem klaren Freigabeantrag, einem detaillierten Budget und einem Umsetzungsplan, und nutzen Sie dasselbe Beispiel, um Ihr Pitch-Deck zu strukturieren.
Ein Veranstaltungskonzept erklärt, was Sie organisieren möchten, warum es wichtig ist, was es kosten wird und was der Leser freigeben soll. Ein nützliches Konzept bietet Kunden oder Stakeholdern ausreichend Details für diese Entscheidung – einschließlich Event-Konzept, Zielgruppe, Zeitplan, Budget, Zuständigkeiten und nächsten Schritten.
Nutzen Sie die folgende Vorlage für ein Veranstaltungskonzept, um Ihr Dokument zu erstellen. Folgen Sie anschließend dem ausgefüllten Beispiel und der Gliederung für sieben Folien, um denselben Plan in ein Pitch-Deck zu verwandeln.
Kopieren Sie diese Felder in ein Word-Dokument und ersetzen Sie die eckigen Klammern durch Ihre Event-Details. Platzieren Sie den Freigabeantrag weit vorne, damit die Leser die Entscheidung verstehen, bevor sie die ergänzenden Informationen prüfen.
| Abschnitt | Was einzutragen ist |
|---|---|
| Name und Verantwortlicher des Events | [Event-Name], erstellt von [Name/Team] für [Kunde oder freigebender Stakeholder], Datum: [Datum]. |
| Angeforderte Freigabe | Freigabe von [Betrag, Konzept oder Umfang] bis [Frist], damit [nächster Planungsschritt] beginnen kann. |
| Zweck und Ziele | Wir schlagen [Event] vor, um [Zielgruppe] dabei zu unterstützen, [Ergebnis] zu erreichen. Der Erfolg wird gemessen an [Kennzahl und Zielwert]. |
| Zielgruppe und Teilnehmerzahl | [Zielgruppe] einladen, mit [Teilnehmerzahl] rechnen und die Grundlage für diese Schätzung erläutern. |
| Event-Konzept | Beschreiben Sie Thema, Format, Hauptaktivitäten und das Erlebnis für die Teilnehmer. |
| Datum, Veranstaltungsort und Agenda | Geben Sie das vorgeschlagene Datum, den Ort oder die Plattform, die Dauer und die wichtigsten Agendapunkte an. Geben Sie an, welche Vereinbarungen bereits bestätigt sind. |
| Umfang und Zuständigkeiten | Listen Sie die enthaltenen Aufgaben auf, wer für welchen Teil verantwortlich ist und welche Leistungen eine separate Vereinbarung erfordern. |
| Planungszeitplan | Zeigen Sie die Freigabefrist, Buchungsschritte, den Einladungsstart und die abschließende Bereitschaftsprüfung auf. |
| Budget und Finanzierung | Listen Sie geschätzte Kosten, Finanzierungsquellen, Puffer für Unvorhergesehenes (Contingency) und den beantragten Gesamtbetrag einzeln auf. |
| Risiken und Ausweichpläne | Identifizieren Sie die wesentlichen Risiken, die die Durchführung beeinflussen könnten, sowie die jeweils geplanten Maßnahmen. |
| Erfolgsmessung und Nachbereitung | Erläutern Sie, wie die Ergebnisse erfasst werden, wer sie wann berichtet. |
| Nächste Schritte | Nennen Sie die freigebende Person, die erforderliche Rückmeldung und die erste Maßnahme nach der Freigabe. |
Fügen Sie bei einem Agenturangebot Ihre relevante Erfahrung, Ihr Team, Ihre Honorare und kaufmännischen Bedingungen hinzu. Wenn Sie auf eine Ausschreibung (RFP) antworten, folgen Sie der geforderten Reihenfolge und liefern Sie jeden verlangten Punkt.
Dieses fiktive Muster für ein Veranstaltungskonzept zeigt, wie diese Felder zusammenspielen. Alle Namen, Daten, Kosten und Ziele sind beispielhafte Planungsannahmen.
Event-Name — Customer Operations Exchange 2027
Erstellt für — Head of Customer Success und Finance Director von Northstar Software
Erstellt von — Customer Marketing Team
Vorgeschlagenes Datum — 22. April 2027, von 9:00 bis 13:00 Uhr
Wir bitten um Freigabe für einen Kunden-Workshop mit einem maximalen Budget von 11.000 $ bis zum 19. Februar 2027. Die Freigabe ermöglicht es dem Team, finale Angebote für den Veranstaltungsort einzuholen und mit der Buchung eines geeigneten Raums zu beginnen. Als Veranstaltungsort wird ein Tagungsraum eines örtlichen Hotels mit einer Kapazität für 60 Teilnehmer vorgeschlagen. Verfügbarkeit und Preise sind derzeit noch unverbindlich.
Der Workshop soll Customer Operations Managern helfen, ihre Onboarding-Prozesse durch eine praktische Session und den Austausch mit Fachkollegen zu verbessern. Wir planen, 120 Ansprechpartner aus bestehenden Kundenkonten einzuladen, mit dem Ziel von 40 Teilnehmern. Das Ziel für die Teilnehmerzahl ist eine Annahme für dieses Beispiel.
Das Event hat drei messbare Ziele: 40 Teilnehmer erreichen, mindestens 25 ausgefüllte Feedback-Bögen mit einer durchschnittlichen Nützlichkeitsbewertung von 4 von 5 Punkten sammeln und 10 zugestimmte Folgegespräche innerhalb von zwei Wochen sichern. Das Customer Marketing Team wird Teilnehmerzahl und Feedback nachverfolgen. Das Customer Success Team übernimmt die Verwaltung der Follow-up-Anfragen.
Das Event kombiniert eine kurze Kundengeschichte, einen geführten Workshop und eine moderierte Diskussion. Die Teilnehmer nehmen einen konkreten Onboarding-Aktionsplan mit zurück in ihre Teams.
| Uhrzeit | Aktivität | Geplantes Ergebnis |
|---|---|---|
| 9:00–9:30 Uhr | Ankunft, Frühstück und Kennenlernen | Den Teilnehmern helfen, Fachkollegen zu treffen und ihre Prioritäten auszutauschen. |
| 9:30–10:00 Uhr | Praxisbeispiel für Kunden-Onboarding | Eine konkrete Problemstellung für den Workshop etablieren. |
| 10:00–11:00 Uhr | Geführter Workshop zur Prozessmodellierung | Einen Plan zur Verbesserung des Onboardings ausarbeiten. |
| 11:00–11:15 Uhr | Pause | Zeit für informellen Austausch bieten. |
| 11:15–12:00 Uhr | Moderierte Diskussion unter Kollegen | Ansätze vergleichen und Feedback sammeln. |
| 12:00–13:00 Uhr | Mittagessen, Maßnahmenvereinbarungen und Feedback | Nächste Schritte festhalten und Folgegespräche anbieten. |
Das Customer Marketing Team verantwortet Veranstaltungsort, Einladungen, Registrierung, Beschilderung und die Feedback-Umfrage. Das Customer Success Team wählt das Kundenbeispiel aus und moderiert die Diskussionen. Ein externer Workshop-Moderator wird die Prozessmodellierungs-Session leiten. Das Finanzteam prüft die Ausgaben, bevor Buchungen bestätigt werden.
Der vorgeschlagene Umfang umfasst einen lokalen Workshop. Reisekosten, Übernachtungen und eine Live-Übertragung würden zusätzliche Planung und Finanzierung erfordern.
| Frist | Meilenstein | Verantwortlicher |
|---|---|---|
| 19. Februar | Freigabe des Konzepts und der Budgetobergrenze | Head of Customer Success und Finance Director |
| 5. März | Bestätigung von Veranstaltungsort und Moderator | Customer Marketing |
| 12. März | Versand der Einladungen und Eröffnung der Registrierung | Customer Marketing |
| 8. April | Überprüfung der Anmeldungen und Anpassung der Ansprache | Customer Marketing und Customer Success |
| 15. April | Fertigstellung der Agenda und Bereitschaftsprüfung des Veranstaltungsorts | Event-Team |
| 22. April | Durchführung des Workshops | Event-Team |
| 6. Mai | Bericht über Ergebnisse und Folgegespräche | Customer Marketing und Customer Success |
Das Budget geht von 40 Teilnehmern und bis zu 10 Mitarbeitern oder Moderatoren aus, mit Catering für 50 Personen. Der Veranstaltungsort muss bis zu 60 Personen fassen. Alle Beträge sind in USD angegeben, wobei Steuern und Gebühren in den beispielhaften Schätzungen enthalten sind.
| Position | Berechnung | Geschätzte Kosten |
|---|---|---|
| Tagungsraum | Halbtägige Raummiete | 2.000 $ |
| Catering | 50 Personen × 60 $ | 3.000 $ |
| Medientechnik | Leinwand, Mikrofone und Support | 1.000 $ |
| Workshop-Moderator | Vorbereitung und Durchführung | 2.000 $ |
| Materialien und Beschilderung | Arbeitsbücher, Namensschilder und Beschilderung | 500 $ |
| Event-Personal | Zugewiesene Personalkosten | 1.500 $ |
| Basisbudget | Summe der sechs Kategorien | 10.000 $ |
| Reserve für Unvorhergesehenes | 10 % des Basisbudgets | 1.000 $ |
| Vorgeschlagenes Gesamtbudget | Basisbudget plus Reserve | 11.000 $ |
Das Team schlägt vor, das Event aus dem Customer-Marketing-Budget zu finanzieren. Die Inanspruchnahme der Reserve von 1.000 $ erfordert die schriftliche Genehmigung des Finance Directors. Ausgaben über 11.000 $ machen ein überarbeitetes Konzept erforderlich.
Sollte der bevorzugte Raum nicht verfügbar sein, holt das Team ein alternatives Angebot für einen Veranstaltungsort innerhalb der genehmigten Obergrenze ein. Liegen die Anmeldungen am 8. April unter 25, wird Customer Success der direkten Ansprache eingeladener Kundenkonten Priorität einräumen. Das Team wird Barrierefreiheit, verpflegungsspezifische Anforderungen und medientechnischen Bedarf während der Registrierung und der Überprüfung des Veranstaltungsorts klären.
Bitte geben Sie das Workshop-Konzept und die maximale Ausgabenobergrenze bis zum 19. Februar frei. Das Customer Marketing wird daraufhin finale Angebote einholen, das Durchführungsteam bestätigen und Buchungsverbindlichkeiten zur Genehmigung vorlegen. (Ende des Beispiels)
Laden Sie Ihr Word-Konzept hoch, um ein bearbeitbares Folien-Deck für Ihr Kunden- oder Stakeholder-Meeting zu erstellen.
Mein Event-Proposal-Deck erstellenBeginnen Sie damit, den Entscheidungsträger und die benötigte Maßnahme zu benennen. Ein Kunde, der eine Event-Agentur auswählt, erwartet Nachweise über Umsetzungserfahrung und einen klaren Leistungsumfang. Ein interner Budgetverantwortlicher möchte das erwartete Ergebnis, die Kosten und die Verantwortung für die Durchführung verstehen. Nutzen Sie diesen Unterschied, um zu entscheiden, worauf der Schwerpunkt gelegt werden soll.
Formulieren Sie den Freigabeantrag, bevor Sie das Konzept vertiefen. Wenn Sie den Satz „Bitte geben Sie ___ bis zum ___ frei, damit wir ___ können“ nicht ausfüllen können, klären Sie zuerst den Umfang, bevor Sie weitere Details hinzufügen.
Verknüpfen Sie als Nächstes jede Hauptaktivität mit einem Ziel. Im Beispiel liefert der Workshop einen Aktionsplan, während die letzte Session Feedback und Folgeanfragen sammelt. Diese Verknüpfung gibt dem Leser einen Grund, jeden Teil der Agenda zu finanzieren.
Erstellen Sie das Budget auf der Grundlage von Mengen und Annahmen. Eine Zeile wie „Catering, 3.000 $ für 50 Personen“ gibt dem Freigebenden eine Möglichkeit, die Schätzung zu beurteilen. Geben Sie an, wie die Reserve berechnet wird und wer ihre Verwendung genehmigen darf. Halten Sie den Freigabeantrag konsistent mit der Budgetsumme.
Lesen Sie das Konzept abschließend so, als würden Sie es selbst genehmigen. Stellen Sie sicher, dass die Annahmen zur Teilnehmerzahl mit dem Catering und der Raumkapazität übereinstimmen, dass Meilensteine genügend Zeit für Buchung und Einladungen lassen und dass die genannten Verantwortlichen die Aufgaben bewältigen können. Schließen Sie mit einer datierten Anfrage und einer klaren nächsten Maßnahme ab.
Sobald das schriftliche Veranstaltungskonzept fertig ist, bauen Sie die Präsentation rund um das Freigabegespräch auf. Behalten Sie die Details bei, die Ihrem Publikum bei der Entscheidung helfen, und platzieren Sie unterstützende Angebote oder operative Hinweise in einem Anhang.
| Folie | Kernbotschaft für das Beispiel | Was gezeigt werden sollte |
|---|---|---|
| 1. Freigabeantrag | Kunden-Workshop mit einer Obergrenze von 11.000 $ bis zum 19. Februar freigeben. | Event-Name, vorgeschlagenes Datum und die angeforderte Entscheidung. |
| 2. Ziele und Zielgruppe | Customer Operations Managern helfen, das Onboarding zu verbessern. | Zielgruppe, Ziel von 40 Teilnehmern, Feedback-Ziel und Follow-up-Ziel. |
| 3. Event-Konzept | Ein praktischer halbtägiger Workshop liefert einen Aktionsplan. | Die vierstündige Agenda und der Nutzen für die Teilnehmer. |
| 4. Umsetzungsplan | Das Team hat benannte Verantwortliche und datierte Meilensteine. | Ein kurzer Planungszeitplan mit Buchungs- und Einladungsdaten. |
| 5. Budget | Das vorgeschlagene Budget von 11.000 $ freigeben. | 10.000 $ Basiskosten und 1.000 $ Reserve. |
| 6. Risiken und Ausweichpläne | Annahmen zu Veranstaltungsort und Teilnehmerzahl haben definierte Maßnahmen. | Die Hauptrisiken, geplanten Maßnahmen und das verantwortliche Team. |
| 7. Entscheidung und nächste Schritte | Die Freigabe stößt finale Angebotseinholungen und Buchungsarbeiten an. | Freigebende, Frist am 19. Februar und erste Planungsmaßnahme. |
Um das Deck aus Ihrem Dokument zu erstellen, laden Sie Ihre DOC- oder DOCX-Datei im Word-in-PPT-Konverter von SlidesPilot hoch. Geben Sie die Zielgruppe, die gewünschte Freigabe und die zu betonenden Abschnitte an. SlidesPilot nutzt die Struktur des Dokuments, um eine bearbeitbare Präsentation zu organisieren, die Sie verfeinern und nach PowerPoint exportieren können.
Sie können diese Anweisung für Ihr eigenes Konzept verwenden.
Erstellen Sie eine Präsentation für ein Veranstaltungskonzept mit sieben Folien für den Budgetverantwortlichen. Beginnen Sie mit dem Freigabeantrag und der Frist. Binden Sie Zielgruppe, messbare Ziele, Event-Konzept, Umsetzungszeitplan, Budget, Risiken und nächste Schritte ein. Behalten Sie die angegebenen Zahlen bei und weisen Sie Basiskosten und Reserve separat aus.
Unterziehen Sie das schriftliche Konzept und das Deck einer abschließenden Konsistenzprüfung. Event-Name, Datum, Zielgruppe, Schätzung der Teilnehmerzahl, Budget und Freigabeantrag sollten in beiden Dokumenten übereinstimmen. Wenn der Empfänger eine Ausschreibung oder Einreichungsanweisungen bereitgestellt hat, stellen Sie sicher, dass Ihre Antwort alle angeforderten Anhänge enthält und dem geforderten Format entspricht.
Senden Sie das Konzept an einen namentlich genannten Entscheidungsträger mit einer kurzen Nachricht, in der die benötigte Entscheidung und das Rückmeldedatum angegeben sind. Teilen Sie das Dokument bei einem Präsentationstermin vorab, damit die Teilnehmer die detaillierten Schätzungen prüfen können, bevor die Folien besprochen werden.
Enthalten sein sollten Event-Zweck, Zielgruppe, Konzept, Datum und Veranstaltungsort, Agenda, Umfang, Planungszeitplan, Budget, Durchführungsteam, Risiken und Freigabeantrag. Ergänzen Sie Erfahrungen und Leistungsbedingungen, wenn Sie einem Kunden Event-Planungsdienstleistungen anbieten.
Wählen Sie die Länge, die erforderlich ist, um die Entscheidung zu stützen und den Anweisungen des Empfängers zu entsprechen. Für einen kleinen internen Workshop reicht ein prägnantes Dokument aus. Eine Agenturantwort mit Optionen für Veranstaltungsorte, Lieferantenangeboten und kaufmännischen Bedingungen erfordert mehr Details. Stellen Sie den Antrag und die Kennzahlen an den Anfang und fügen Sie unterstützendes Material in einem Anhang bei.
Ein Sponsoring-Konzept muss zusätzlich erklären, welche Zielgruppe ein Sponsor erreicht, welche Vorteile enthalten sind, welcher Beitrag angefordert wird, welche Leistungen erbracht werden und wie die Ergebnisse berichtet werden. Entwickeln Sie diese Details rund um die Ziele des Sponsors.
Ja. Ein Folien-Deck hilft Ihnen dabei, Stakeholdern das Konzept, die Kosten und die Entscheidung näherzubringen. Halten Sie das schriftliche Konzept für detaillierte Umfänge und Schätzungen bereit. Wenn Ihr Konzept bereits in Word vorliegt, nutzen Sie SlidesPilot, um das Dokument in PowerPoint zu verwandeln. Für ein Konzept, das als Reinttext gespeichert ist, können Sie mit Text in PPT beginnen.
Laden Sie Ihr Word-Konzept hoch, um ein bearbeitbares Folien-Deck für Ihr Kunden- oder Stakeholder-Meeting zu erstellen.
