Créez une proposition d'événement avec une demande d'approbation claire, un budget détaillé et un plan de réalisation, puis utilisez ce même exemple pour structurer votre pitch deck.
Une proposition d'événement explique ce que vous souhaitez organiser, pourquoi c'est important, ce que cela coutera et ce que vous devez faire approuver par le lecteur. Une proposition utile donne à un client ou à une partie prenante suffisamment de détails pour prendre cette décision, notamment le concept de l'événement, le public visé, le calendrier, le budget, les responsabilités et les prochaines étapes.
Utilisez le modèle de proposition d'événement ci-dessous pour élaborer votre document. Suivez ensuite l'exemple complet et la structure en 7 diapositives pour transformer ce plan en un pitch deck.
Copiez ces champs dans un document Word et remplacez les crochets par les détails de votre événement. Placez la demande d'approbation au début pour que les lecteurs comprennent la décision avant d'examiner les informations justificatives.
| Section | Ce qu'il faut rédiger |
|---|---|
| Nom de l'événement et responsable | [Nom de l'événement], préparé par [nom/équipe] pour [client ou partie prenante approbatrice], en date du [date]. |
| Approbation demandée | Approuver [montant, concept ou portée] d'ici le [date limite] afin que [prochaine action de planification] puisse commencer. |
| Objectif et finalités | Nous proposons [événement] pour aider [public] à atteindre [résultat]. La réussite sera mesurée par [indicateur et objectif]. |
| Public et participation | Inviter [public], prévoir [participation], et expliquer la base de cette estimation. |
| Concept de l'événement | Décrire le thème, le format, les activités principales et l'expérience que vivront les participants. |
| Date, lieu et ordre du jour | Indiquer la date proposée, le lieu ou la plateforme, la durée et les principaux points de l'ordre du jour. Préciser quelles dispositions sont confirmées. |
| Périmètre et responsabilités | Lister les travaux inclus, le responsable de chaque partie et tous les services nécessitant un accord distinct. |
| Calendrier de planification | Présenter la date limite d'approbation, les étapes clés de réservation, le lancement des invitations et la vérification finale de la préparation. |
| Budget et financement | Détailler les coûts estimés, les sources de financement, l'imprévu et le montant total demandé. |
| Risques et imprévus | Identifier les quelques risques susceptibles de modifier la réalisation et l'action prévue pour chacun. |
| Mesure et suivi | Expliquer comment les résultats seront collectés, qui les présentera et quand. |
| Prochaines étapes | Nommer l'approbateur, la réponse attendue et la première action après approbation. |
Pour une proposition d'agence, ajoutez votre expérience pertinente, votre équipe, vos frais de service et vos conditions commerciales. Si vous répondez à un appel d'offres, respectez l'ordre demandé et fournissez chaque élément requis.
Cet exemple fictif de proposition d'événement montre comment ces champs s'articulent. Tous les noms, dates, coûts et objectifs sont des hypothèses de planification fournies à titre illustratif.
Nom de l'événement — Customer Operations Exchange 2027
Préparé pour — Le responsable du Customer Success et le directeur financier de Northstar Software
Préparé par — L'équipe Customer Marketing
Date proposée — 22 avril 2027, de 9 h à 13 h
Nous sollicitons l'approbation d'un atelier client avec un budget maximal de 11 000 $ d'ici le 19 février 2027. L'approbation permettra à l'équipe de demander des devis définitifs pour le lieu et de commencer la réservation d'un espace adapté. Le lieu proposé est une salle de réunion d'un hôtel local d'une capacité de 60 participants. La disponibilité et les tarifs restent provisoires.
L'atelier aidera les responsables des opérations clients à améliorer leurs processus d'intégration grâce à une session pratique et à des échanges entre pairs. Nous prévoyons d'inviter 120 contacts issus de comptes clients existants, avec un objectif de 40 participants. Cet objectif de participation est une hypothèse pour cet exemple.
L'événement comporte trois objectifs mesurables. Atteindre 40 participants, recueillir au moins 25 formulaires de satisfaction complétés avec une note d'utilité moyenne de 4 sur 5, et obtenir 10 réunions de suivi dans un délai de deux semaines. L'équipe Customer Marketing suivra la participation et les retours d'information. L'équipe Customer Success gérera les demandes de suivi.
L'événement associe un court retour d'expérience client, un atelier guidé et une discussion animée. Les participants repartiront avec un plan d'action d'intégration qu'ils pourront appliquer dans leurs équipes.
| Horaire | Activité | Résultat visé |
|---|---|---|
| 9 h–9 h 30 | Arrivée, petit-déjeuner et présentations | Aider les participants à faire connaissance avec leurs pairs et à partager leurs priorités. |
| 9 h 30–10 h | Étude de cas sur le suivi d'intégration client | Établir un problème concret pour l'atelier. |
| 10 h–11 h | Atelier guidé de cartographie des processus | Rédiger un plan d'amélioration du suivi d'intégration. |
| 11 h–11 h 15 | Pause | Offrir du temps pour des discussions informelles. |
| 11 h 15–12 h | Discussion guidée entre pairs | Comparer les approches et recueillir des retours. |
| 12 h–13 h | Déjeuner, engagements d'actions et retours | Enregistrer les prochaines étapes et proposer des réunions de suivi. |
L'équipe Customer Marketing prendra en charge le lieu, les invitations, l'inscription, la signalétique et l'enquête de satisfaction. L'équipe Customer Success sélectionnera l'exemple client et animera les discussions. Un animateur d'atelier externe dirigera la session de cartographie des processus. Le service financier examinera les dépenses avant la confirmation des réservations.
Le périmètre proposé couvre un atelier local. Les déplacements, l'hébergement pour la nuit et une diffusion en direct nécessiteraient une planification et des financements supplémentaires.
| Date limite | Étape clé | Responsable |
|---|---|---|
| 19 février | Approuver le concept et le plafond budgétaire | Responsable du Customer Success et directeur financier |
| 5 mars | Confirmer le lieu et l'animateur | Customer Marketing |
| 12 mars | Envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions | Customer Marketing |
| 8 avril | Examiner les inscriptions et ajuster la sensibilisation | Customer Marketing et Customer Success |
| 15 avril | Finaliser l'ordre du jour et la revue de préparation du lieu | Équipe de l'événement |
| 22 avril | Animer l'atelier | Équipe de l'événement |
| 6 mai | Présenter les résultats et les réunions de suivi | Customer Marketing et Customer Success |
Le budget repose sur une hypothèse de 40 participants et jusqu'à 10 intervenants ou membres du personnel, avec un service traiteur pour 50 personnes. Le lieu doit pouvoir accueillir jusqu'à 60 personnes. Tous les montants sont en USD, taxes et frais inclus dans les estimations fournies à titre illustratif.
| Poste | Calcul | Coût estimé |
|---|---|---|
| Location de la salle | Location de salle pour une demi-journée | 2 000 $ |
| Traiteur | 50 personnes × 60 $ | 3 000 $ |
| Équipement audiovisuel | Écran, micros et assistance | 1 000 $ |
| Animateur d'atelier | Préparation et animation | 2 000 $ |
| Matériel et signalétique | Cahiers d'exercices, badges et signalétique | 500 $ |
| Personnel d'événement | Coût du personnel alloué | 1 500 $ |
| Budget de base | Somme des six catégories | 10 000 $ |
| Imprévus | 10 % du budget de base | 1 000 $ |
| Budget total proposé | Budget de base plus imprévus | 11 000 $ |
L'équipe propose de financer l'événement sur le budget customer marketing. L'utilisation des 1 000 $ pour imprévus requiert l'accord écrit du directeur financier. Toute dépense supérieure à 11 000 $ nécessite une proposition révisée.
Si la salle privilégiée n'est pas disponible, l'équipe demandera un autre devis de lieu dans la limite du plafond approuvé. Si les inscriptions sont inférieures à 25 le 8 avril, le Customer Success donnera la priorité aux démarches directes auprès des comptes invités. L'équipe confirmera l'accessibilité, les exigences alimentaires et les besoins audiovisuels lors de l'inscription et de l'inspection du lieu.
Merci d'approuver le concept de l'atelier et le plafond maximal de dépenses d'ici le 19 février. Le Customer Marketing obtiendra ensuite les devis définitifs, confirmera l'équipe d'animation et soumettra les engagements de réservation pour approbation. (Fin de l'exemple de proposition)
Téléchargez votre proposition Word pour créer une présentation personnalisable pour votre réunion avec vos clients ou vos parties prenantes.
Créer ma présentation de proposition d'événementCommencez par désigner le décideur et l'action dont vous avez besoin. Un client qui choisit une agence d'événementiel voudra des preuves d'expérience dans la réalisation et un périmètre de services clair. Un responsable budgétaire interne cherchera à comprendre le résultat attendu, le coût et la responsabilité de l'exécution. Servez-vous de cette différence pour décider de ce qui mérite le plus d'espace.
Rédigez la demande d'approbation avant de développer le concept. Si vous ne pouvez pas compléter la phrase « Veuillez approuver ___ d'ici le ___ afin que nous puissions ___ », clarifiez le périmètre avant d'ajouter d'autres détails.
Ensuite, reliez chaque activité principale à un objectif. Dans l'exemple, l'atelier produit un plan d'action, tandis que la session finale recueille les retours et les demandes de suivi. Cette connexion donne au lecteur une raison de financer chaque partie de l'ordre du jour.
Construisez le budget à partir de quantités et d'hypothèses. Une ligne comme « traiteur, 3 000 $ pour 50 personnes » permet à l'approbateur de bien évaluer l'estimation. Indiquez la façon dont la réserve pour imprévus est calculée et qui peut autoriser son utilisation. Veillez à ce que la demande d'approbation reste cohérente avec le total du budget.
Enfin, relisez la proposition comme si vous deviez l'approuver. Assurez-vous que les hypothèses de participation correspondent à la capacité du traiteur et du lieu, que les étapes clés laissent le temps nécessaire pour la réservation et les invitations, et que les responsables désignés peuvent accomplir le travail. Concluez par une demande datée et une action suivante claire.
Une fois la proposition d'événement écrite prête, construisez la présentation autour de la discussion d'approbation. Conservez les détails qui aident votre public à décider, et placez les citations justificatives ou les remarques opérationnelles dans une annexe.
| Diapositive | Message principal pour l'exemple | Ce qu'il faut afficher |
|---|---|---|
| 1. Demande d'approbation | Approuver un atelier client avec un plafond de 11 000 $ d'ici le 19 février. | Nom de l'événement, date proposée et décision demandée. |
| 2. Objectifs et public | Aider les responsables des opérations clients à améliorer le suivi d'intégration. | Public, objectif de 40 participants, objectif de retours et objectif de suivi. |
| 3. Concept de l'événement | Un atelier pratique d'une demi-journée permettra d'établir un plan d'action. | L'ordre du jour de quatre heures et l'élément clé à retenir pour les participants. |
| 4. Plan d'exécution | L'équipe dispose de responsables désignés et d'étapes clés datées. | Un calendrier de planification court avec les dates de réservation et d'invitation. |
| 5. Budget | Approuver le budget proposé de 11 000 $. | Coût de base de 10 000 $ et réserve pour imprévus de 1 000 $. |
| 6. Risques et imprévus | Les hypothèses sur le lieu et la participation prévoient des réponses définies. | Les principaux risques, les actions prévues et l'équipe responsable. |
| 7. Décision et prochaines étapes | L'approbation débloque les travaux de devis définitifs et de réservation. | Approbateurs, date limite du 19 février et première action de planification. |
Pour créer la présentation à partir de votre document, téléchargez votre fichier DOC ou DOCX sur le convertisseur Word en PPT de SlidesPilot. Spécifiez le public, l'approbation souhaitée et les sections à mettre en avant. SlidesPilot utilise la structure du document pour organiser une présentation modifiable que vous pouvez affiner et exporter vers PowerPoint.
Vous pouvez utiliser cette consigne avec votre propre proposition.
Créez une présentation de proposition d'événement de 7 diapositives destinée au responsable du budget. Commencez par la demande d'approbation et la date limite. Incluez le public, les objectifs mesurables, le concept de l'événement, le calendrier d'exécution, le budget, les risques et les prochaines étapes. Conservez les chiffres fournis et présentez séparément le coût de base et la réserve pour imprévus.
Effectuez une dernière vérification de cohérence entre la proposition écrite et la présentation. Le nom de l'événement, la date, le public, l'estimation de participation, le budget et la demande d'approbation doivent concorder sur les deux supports. Si le destinataire a fourni un appel d'offres ou des consignes de soumission, confirmez que votre réponse contient toutes les pièces jointes requises et respecte le format demandé.
Envoyez la proposition à un décideur désigné, accompagnée d'un court message indiquant la décision attendue et la date de réponse. Pour une réunion de présentation, partagez le document à l'avance afin que les participants puissent étudier les estimations détaillées avant de discuter des diapositives.
Incluez l'objectif de l'événement, le public, le concept, la date et le lieu, l'ordre du jour, le périmètre, le calendrier de planification, le budget, l'équipe d'exécution, les risques et la demande d'approbation. Ajoutez votre expérience et vos conditions de service lorsque vous présentez des services d'organisation d'événements à un client.
Utilisez la longueur nécessaire pour étayer la décision et respecter les consignes du destinataire. Un petit atelier interne peut faire l'objet d'un document concis. Une réponse d'agence comprenant des options de lieux, des devis de fournisseurs et des conditions commerciales nécessitera plus de détails. Placez la demande et les chiffres clés au début, et regroupez les documents justificatifs dans une annexe.
Une proposition de sponsorisation doit également expliquer le public qu'un sponsor atteindra, les avantages inclus, la contribution demandée, les livrables et la manière dont les résultats seront présentés. Développez ces détails en fonction des objectifs du sponsor.
Oui. Un jeu de diapositives vous aide à guider les parties prenantes à travers le concept, les coûts et la décision. Conservez la proposition écrite à disposition pour le détail du périmètre et des estimations. Si votre proposition est déjà au format Word, utilisez SlidesPilot pour transformer le document en PowerPoint. Pour une proposition enregistrée sous forme de texte brut, vous pouvez commencer par Text en PPT.
Téléchargez votre proposition Word pour créer une présentation personnalisable pour votre réunion avec vos clients ou vos parties prenantes.
