इवेंट प्रपोजल टेम्पलेट और उदाहरण (साथ ही एक पिच डेक आउटलाइन)
एक स्पष्ट मंजूरी अनुरोध, मदवार बजट और डिलीवरी प्लान के साथ एक इवेंट प्रपोजल तैयार करें, फिर अपने पिच डेक को स्ट्रक्चर करने के लिए इसी उदाहरण का उपयोग करें।
एक इवेंट प्रपोजल यह बताता है कि आप क्या आयोजित करना चाहते हैं, यह क्यों महत्वपूर्ण है, इसमें कितना खर्च आएगा, और पाठक से आपको क्या मंजूर कराने की आवश्यकता है। एक उपयोगी प्रपोजल क्लाइंट या स्टेकहोल्डर को निर्णय लेने के लिए पर्याप्त विवरण देता है, जिसमें इवेंट का कॉन्सेप्ट, दर्शक, शेड्यूल, बजट, जिम्मेदारियां और अगले कदम शामिल हैं।
अपना डॉक्यूमेंट तैयार करने के लिए नीचे दिए गए इवेंट प्रपोजल टेम्पलेट का उपयोग करें। फिर इसी योजना को पिच डेक में बदलने के लिए पूरे किए गए उदाहरण और सात-स्लाइड की आउटलाइन का पालन करें।
इवेंट प्रपोजल टेम्पलेट जिसे आप कॉपी कर सकते हैं
इन फ़ील्ड्स को एक Word डॉक्यूमेंट में कॉपी करें और कोष्ठक (brackets) को अपने इवेंट विवरण से बदलें। मंजूरी अनुरोध को शुरुआत के करीब रखें ताकि पाठक सहायक जानकारी की समीक्षा करने से पहले निर्णय को समझ सकें।
| सेक्शन | क्या लिखें |
|---|---|
| इवेंट का नाम और ओनर | [इवेंट का नाम], [नाम/टीम] द्वारा [क्लाइंट या मंजूरी देने वाले स्टेकहोल्डर] के लिए तैयार किया गया, दिनांक [तारीख]। |
| मांगी गई मंजूरी | [राशि, कॉन्सेप्ट, या स्कोप] को [डेडलाइन] तक मंजूर करें ताकि [अगली प्लानिंग कार्रवाई] शुरू हो सके। |
| उद्देश्य और लक्ष्य | हम [दर्शकों] को [परिणाम] हासिल करने में मदद करने के लिए [इवेंट] का प्रस्ताव रखते हैं। सफलता को [मीट्रिक और लक्ष्य] द्वारा मापा जाएगा। |
| दर्शक और उपस्थिति | [दर्शकों] को आमंत्रित करें, [उपस्थिति] की उम्मीद करें, और उस अनुमान के आधार की व्याख्या करें। |
| इवेंट कॉन्सेप्ट | थीम, फॉर्मेट, मुख्य गतिविधियों और उपस्थित लोगों को मिलने वाले अनुभव का वर्णन करें। |
| तारीख, स्थान (वेन्यू), और एजेंडा | प्रस्तावित तारीख, स्थान या प्लेटफॉर्म, अवधि और मुख्य एजेंडा आइटम दें। बताएं कि कौन सी व्यवस्थाएं कन्फर्म हैं। |
| स्कोप और जिम्मेदारियां | शामिल कार्यों, प्रत्येक भाग के ओनर, और अलग समझौते की आवश्यकता वाली किसी भी सेवा की सूची बनाएं। |
| प्लानिंग टाइमलाइन | मंजूरी की डेडलाइन, बुकिंग माइलस्टोन, निमंत्रण लॉन्च, और अंतिम तत्परता (readiness) जांच दिखाएं। |
| बजट और फंडिंग | अनुमानित लागत, फंडिंग स्रोतों, आकस्मिकता (contingency), और मांगी गई कुल राशि को मदवार सूचीबद्ध करें। |
| जोखिम और आकस्मिक योजनाएं (contingencies) | उन कुछ जोखिमों की पहचान करें जो डिलीवरी को बदल सकते हैं और प्रत्येक के लिए नियोजित कार्रवाई बताएं। |
| मापन और फॉलो-अप | बताएं कि परिणाम कैसे एकत्र किए जाएंगे, कौन उनकी रिपोर्ट देगा, और कब। |
| अगले कदम | मंजूरी देने वाले व्यक्ति का नाम, आवश्यक प्रतिक्रिया, और मंजूरी के बाद पहली कार्रवाई का उल्लेख करें। |
किसी एजेंसी प्रपोजल के लिए, अपना प्रासंगिक अनुभव, टीम, सेवा शुल्क और व्यावसायिक शर्तें जोड़ें। यदि आप RFP का उत्तर दे रहे हैं, तो उसके अनुरोधित क्रम का पालन करें और प्रत्येक आवश्यक मद प्रदान करें।
कॉर्पोरेट वर्कशॉप के लिए इवेंट प्रपोजल का उदाहरण
यह काल्पनिक इवेंट प्रपोजल नमूना दिखाता है कि वे फ़ील्ड एक साथ कैसे काम करते हैं। सभी नाम, तारीखें, लागतें और लक्ष्य काल्पनिक प्लानिंग अनुमान हैं।
प्रपोजल अवलोकन और मंजूरी अनुरोध
इवेंट का नाम — Customer Operations Exchange 2027
इनके लिए तैयार किया गया — Northstar Software के Head of Customer Success और Finance Director
इनके द्वारा तैयार किया गया — Customer Marketing Team
प्रस्तावित तारीख — 22 अप्रैल 2027, सुबह 9 बजे से दोपहर 1 बजे तक
हम 19 फरवरी 2027 तक $11,000 के अधिकतम बजट के साथ एक ग्राहक वर्कशॉप के लिए मंजूरी का अनुरोध करते हैं। मंजूरी मिलने से टीम अंतिम वेन्यू कोटेशन का अनुरोध कर सकेगी और एक उपयुक्त स्थान की बुकिंग शुरू कर सकेगी। प्रस्तावित वेन्यू 60 उपस्थित लोगों की क्षमता वाला एक स्थानीय होटल मीटिंग रूम है। उपलब्धता और मूल्य निर्धारण अनंतिम बने हुए हैं।
उद्देश्य, दर्शक और सफलता के पैमाने
यह वर्कशॉप व्यावहारिक सत्र और सहकर्मी चर्चा के माध्यम से ग्राहक संचालन प्रबंधकों को उनकी ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाओं में सुधार करने में मदद करेगी। हम मौजूदा ग्राहक खातों से 120 संपर्कों को आमंत्रित करने की योजना बना रहे हैं, जिसमें 40 उपस्थित लोगों का लक्ष्य है। उपस्थिति का लक्ष्य इस उदाहरण के लिए एक अनुमान है।
इवेंट के तीन मापने योग्य लक्ष्य हैं। 40 उपस्थित लोगों तक पहुंचना, 5 में से 4 की औसत उपयोगिता रेटिंग के साथ कम से कम 25 पूर्ण किए गए फीडबैक फॉर्म एकत्र करना, और दो सप्ताह के भीतर 10 ऑप्ट-इन फॉलो-अप बैठकें सुरक्षित करना। Customer Marketing Team उपस्थिति और फीडबैक को ट्रैक करेगी। Customer Success फॉलो-अप अनुरोधों को प्रबंधित करेगी।
इवेंट कॉन्सेप्ट और एजेंडा
इवेंट में एक छोटी ग्राहक कहानी, एक गाइडेड वर्कशॉप और सुविधापूर्ण चर्चा शामिल है। उपस्थित लोग एक ऑनबोर्डिंग एक्शन प्लान लेकर जाएंगे जिसे वे अपनी टीमों में लागू कर सकते हैं।
| समय | गतिविधि | अपेक्षित परिणाम |
|---|---|---|
| सुबह 9–9:30 बजे | आगमन, नाश्ता (ब्रेकफास्ट), और परिचय | उपस्थित लोगों को साथियों से मिलने और अपनी प्राथमिकताओं को साझा करने में मदद करना। |
| सुबह 9:30–10 बजे | ग्राहक ऑनबोर्डिंग केस उदाहरण | वर्कशॉप के लिए एक ठोस समस्या स्थापित करना। |
| सुबह 10–11 बजे | गाइडेड प्रोसेस-मैपिंग वर्कशॉप | ऑनबोर्डिंग सुधार योजना का ड्राफ्ट तैयार करना। |
| सुबह 11–11:15 बजे | ब्रेक | अनौपचारिक चर्चा के लिए समय देना। |
| सुबह 11:15 बजे–दोपहर 12 बजे | फैसिलिटेटेड पीयर चर्चा | दृष्टिकोणों की तुलना करना और फीडबैक एकत्र करना। |
| दोपहर 12–1 बजे | लंच, कार्रवाई की प्रतिबद्धताएं, और फीडबैक | अगले कदमों को रिकॉर्ड करना और फॉलो-अप बैठकों की पेशकश करना। |
स्कोप, टीम और प्लानिंग टाइमलाइन
Customer Marketing Team वेन्यू, निमंत्रण, रजिस्ट्रेशन, साइनेज और फीडबैक सर्वे का स्वामित्व संभालेगी। Customer Success ग्राहक उदाहरण का चयन करेगी और चर्चाओं को सुगम बनाएगी। अनुबंध पर लिया गया एक वर्कशॉप फैसिलिटेटर प्रोसेस-मैपिंग सत्र का नेतृत्व करेगा। बुकिंग कन्फर्म होने से पहले फाइनेंस खर्च की समीक्षा करेगा।
प्रस्तावित स्कोप एक स्थानीय वर्कशॉप को कवर करता है। यात्रा, रात्रि विश्राम व्यवस्था और लाइव प्रसारण के लिए अतिरिक्त प्लानिंग और फंडिंग की आवश्यकता होगी।
| डेडलाइन | माइलस्टोन | ओनर |
|---|---|---|
| 19 फरवरी | कॉन्सेप्ट और बजट सीमा को मंजूरी दें | Head of Customer Success और Finance Director |
| 5 मार्च | वेन्यू और फैसिलिटेटर कन्फर्म करें | Customer Marketing |
| 12 मार्च | निमंत्रण भेजें और रजिस्ट्रेशन खोलें | Customer Marketing |
| 8 अप्रैल | रजिस्ट्रेशन की समीक्षा करें और आउटरीच को समायोजित करें | Customer Marketing और Customer Success |
| 15 अप्रैल | एजेंडा और वेन्यू रेडीनेस समीक्षा पूरी करें | इवेंट टीम |
| 22 अप्रैल | वर्कशॉप आयोजित करें | इवेंट टीम |
| 6 मई | परिणामों और फॉलो-अप बैठकों की रिपोर्ट दें | Customer Marketing और Customer Success |
मदवार इवेंट बजट
बजट में 40 उपस्थित लोगों और 10 तक स्टाफ या फैसिलिटेटर्स का अनुमान लगाया गया है, जिसमें 50 लोगों के लिए केटरिंग शामिल है। वेन्यू में 60 लोगों तक की क्षमता होनी चाहिए। सभी राशियाँ USD में हैं, जिनमें व्याख्यात्मक अनुमानों में कर और शुल्क शामिल हैं।
| आइटम | गणना | अनुमानित लागत |
|---|---|---|
| मीटिंग रूम | आधे दिन के लिए रूम का किराया | $2,000 |
| केटरिंग | 50 लोग × $60 | $3,000 |
| ऑडियोविजुअल उपकरण | स्क्रीन, माइक्रोफोन और सहायता | $1,000 |
| वर्कशॉप फैसिलिटेटर | तैयारी और प्रस्तुति | $2,000 |
| सामग्री और साइनेज | वर्कबुक, बैज और साइनेज | $500 |
| इवेंट स्टाफिंग | आवंटित स्टाफिंग लागत | $1,500 |
| बेस बजट | छह श्रेणियों का योग | $10,000 |
| आकस्मिकता (Contingency) | बेस बजट का 10% | $1,000 |
| कुल प्रस्तावित बजट | बेस बजट और आकस्मिकता | $11,000 |
टीम ग्राहक मार्केटिंग बजट से इवेंट को फंड करने का प्रस्ताव करती है। $1,000 आकस्मिकता (contingency) का उपयोग करने के लिए Finance Director की लिखित मंजूरी की आवश्यकता है। $11,000 से अधिक खर्च करने के लिए एक संशोधित प्रपोजल की आवश्यकता होगी।
जोखिम, आकस्मिक योजनाएं और अगले कदम
यदि पसंदीदा कमरा उपलब्ध नहीं है, तो टीम स्वीकृत सीमा के भीतर एक वैकल्पिक वेन्यू कोटेशन का अनुरोध करेगी। यदि 8 अप्रैल को रजिस्ट्रेशन 25 से कम हैं, तो Customer Success आमंत्रित खातों को प्रत्यक्ष आउटरीच को प्राथमिकता देगी। टीम रजिस्ट्रेशन और वेन्यू समीक्षा के दौरान सुगम्यता (accessibility), आहार संबंधी आवश्यकताओं और ऑडियोविजुअल आवश्यकताओं की पुष्टि करेगी।
कृपया 19 फरवरी तक वर्कशॉप कॉन्सेप्ट और अधिकतम खर्च सीमा को मंजूरी दें। इसके बाद Customer Marketing अंतिम कोटेशन प्राप्त करेगी, डिलीवरी टीम की पुष्टि करेगी, और मंजूरी के लिए बुकिंग प्रतिबद्धताएं प्रस्तुत करेगी। (उदाहरण प्रपोजल समाप्त)
अपने इवेंट प्रपोजल को एक पिच डेक में बदलें
अपने क्लाइंट या स्टेकहोल्डर मीटिंग के लिए एक एडिटेबल स्लाइड डेक बनाने हेतु अपना Word प्रपोजल अपलोड करें।
मेरा इवेंट प्रपोजल डेक बनाएंअपने दर्शकों के लिए इवेंट प्रपोजल कैसे लिखें
निर्णय लेने वाले व्यक्ति का नाम और आवश्यक कार्रवाई का उल्लेख करके शुरुआत करें। इवेंट एजेंसी चुनने वाला क्लाइंट डिलीवरी अनुभव का प्रमाण और स्पष्ट सेवा दायरा (scope) चाहेगा। एक आंतरिक बजट मालिक अपेक्षित परिणाम, लागत और डिलीवरी की जिम्मेदारी को समझना चाहेगा। सबसे अधिक स्थान किसे मिलना चाहिए, यह तय करने के लिए उस अंतर का उपयोग करें।
कॉन्सेप्ट का विस्तार करने से पहले मंजूरी अनुरोध लिखें। यदि आप इस वाक्य को पूरा नहीं कर सकते हैं “कृपया ___ तक ___ की मंजूरी दें ताकि हम ___ कर सकें,” तो अधिक विवरण जोड़ने से पहले स्कोप को स्पष्ट करें।
इसके बाद, प्रत्येक प्रमुख गतिविधि को एक उद्देश्य से जोड़ें। उदाहरण में, वर्कशॉप एक एक्शन प्लान तैयार करती है, जबकि अंतिम सत्र फीडबैक और फॉलो-अप अनुरोध एकत्र करता है। वह संबंध पाठक को एजेंडा के प्रत्येक भाग को फंड करने का एक कारण देता है।
बजट को मात्राओं और अनुमानों से बनाएं। “केटरिंग, 50 लोगों के लिए $3,000” जैसी लाइन मंजूरी देने वाले को अनुमान का मूल्यांकन करने का एक तरीका देती है। यह बताएं कि आकस्मिकता (contingency) की गणना कैसे की जाती है और इसके उपयोग को कौन अधिकृत कर सकता है। मंजूरी अनुरोध को कुल बजट के अनुरूप रखें।
अंत में, प्रपोजल को ऐसे पढ़ें जैसे आप इसे मंजूर कर रहे हों। सुनिश्चित करें कि उपस्थिति के अनुमान केटरिंग और वेन्यू क्षमता से मेल खाते हों, माइलस्टोन बुकिंग और निमंत्रण के लिए समय छोड़ते हों, और नामित ओनर कार्य कर सकते हों। दिनांकित अनुरोध और स्पष्ट अगली कार्रवाई के साथ समाप्त करें।
प्रपोजल को सात-स्लाइड के पिच डेक में बदलें
एक बार लिखित इवेंट प्रपोजल तैयार हो जाने के बाद, मंजूरी की बातचीत के इर्द-गिर्द प्रेजेंटेशन तैयार करें। वह विवरण रखें जो आपके दर्शकों को निर्णय लेने में मदद करता है, और परिशिष्ट (appendix) में सहायक उद्धरण या परिचालन नोट्स रखें।
| स्लाइड | उदाहरण के लिए मुख्य संदेश | क्या दिखाएं |
|---|---|---|
| 1. मंजूरी का अनुरोध | 19 फरवरी तक $11,000 की सीमा के साथ ग्राहक वर्कशॉप को मंजूरी दें। | इवेंट का नाम, प्रस्तावित तारीख, और अनुरोधित निर्णय। |
| 2. लक्ष्य और दर्शक | ग्राहक ऑपरेशन्स प्रबंधकों को ऑनबोर्डिंग में सुधार करने में मदद करें। | दर्शक, 40-उपस्थित लोगों का लक्ष्य, फीडबैक लक्ष्य, और फॉलो-अप लक्ष्य। |
| 3. इवेंट कॉन्सेप्ट | एक व्यावहारिक आधे दिन की वर्कशॉप से एक एक्शन प्लान तैयार होगा। | चार घंटे का एजेंडा और उपस्थित लोगों के लिए टेकअवे। |
| 4. डिलीवरी प्लान | टीम के पास नामित ओनर और दिनांकित माइलस्टोन हैं। | बुकिंग और निमंत्रण तिथियों के साथ एक छोटी प्लानिंग टाइमलाइन। |
| 5. बजट | $11,000 के प्रस्तावित बजट को मंजूरी दें। | $10,000 की बेस लागत और $1,000 की आकस्मिकता। |
| 6. जोखिम और आकस्मिक योजनाएं | वेन्यू और उपस्थिति अनुमानों की प्रतिक्रियाएं परिभाषित हैं। | मुख्य जोखिम, नियोजित कार्रवाइयां, और जिम्मेदार टीम। |
| 7. निर्णय और अगले कदम | मंजूरी से अंतिम कोटेशन और बुकिंग कार्य शुरू होता है। | मंजूरी देने वाले, 19 फरवरी की डेडलाइन, और पहली प्लानिंग कार्रवाई। |
अपने डॉक्यूमेंट से डेक बनाने के लिए, अपनी DOC या DOCX फ़ाइल को SlidesPilot के Word to PPT कनवर्टर पर अपलोड करें। दर्शक, आपकी इच्छित मंजूरी और उन अनुभागों को निर्दिष्ट करें जिन पर जोर देना है। SlidesPilot एक एडिटेबल प्रेजेंटेशन को व्यवस्थित करने के लिए डॉक्यूमेंट की संरचना का उपयोग करता है जिसे आप परिष्कृत कर सकते हैं और PowerPoint में एक्सपोर्ट कर सकते हैं।
आप अपने प्रपोजल के साथ इस निर्देश का उपयोग कर सकते हैं।
बजट मालिक के लिए एक सात-स्लाइड का इवेंट प्रपोजल प्रेजेंटेशन बनाएं। मंजूरी अनुरोध और डेडलाइन से शुरुआत करें। इसमें दर्शक, मापने योग्य लक्ष्य, इवेंट कॉन्सेप्ट, डिलीवरी टाइमलाइन, बजट, जोखिम और अगले कदम शामिल करें। दिए गए आंकड़ों को सुरक्षित रखें और बेस लागत तथा आकस्मिकता को अलग-अलग दिखाएं।
अपना इवेंट प्रपोजल भेजने से पहले
लिखित प्रपोजल और डेक की अंतिम निरंतरता (consistency) जांच करें। इवेंट का नाम, तारीख, दर्शक, उपस्थिति अनुमान, बजट और मंजूरी अनुरोध दोनों में समान होने चाहिए। यदि प्राप्तकर्ता ने RFP या सबमिशन निर्देश प्रदान किए हैं, तो पुष्टि करें कि आपकी प्रतिक्रिया में प्रत्येक अनुरोधित अटैचमेंट शामिल है और आवश्यक फॉर्मेट का पालन करता है।
आवश्यक निर्णय और उत्तर की तारीख बताते हुए एक छोटे संदेश के साथ प्रपोजल को एक नामित निर्णयकर्ता को भेजें। प्रेजेंटेशन मीटिंग के लिए, डॉक्यूमेंट को पहले से साझा करें ताकि उपस्थित लोग स्लाइड्स पर चर्चा करने से पहले विस्तृत अनुमानों की समीक्षा कर सकें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
इवेंट प्रपोजल में क्या शामिल होना चाहिए?
इवेंट का उद्देश्य, दर्शक, कॉन्सेप्ट, तारीख और वेन्यू, एजेंडा, स्कोप, प्लानिंग टाइमलाइन, बजट, डिलीवरी टीम, जोखिम और मंजूरी अनुरोध शामिल करें। किसी क्लाइंट को इवेंट प्लानिंग सेवाओं का प्रस्ताव देते समय अनुभव और सेवा की शर्तें जोड़ें।
इवेंट प्रपोजल कितना लंबा होना चाहिए?
निर्णय का समर्थन करने और प्राप्तकर्ता के निर्देशों को पूरा करने के लिए आवश्यक लंबाई का उपयोग करें। एक छोटी आंतरिक वर्कशॉप एक संक्षिप्त डॉक्यूमेंट का उपयोग कर सकती है। वेन्यू विकल्पों, आपूर्तिकर्ता कोटेशन और व्यावसायिक शर्तों के साथ एक एजेंसी प्रतिक्रिया को अधिक विवरण की आवश्यकता होगी। अनुरोध और मुख्य आंकड़े पहले रखें, और सहायक सामग्री परिशिष्ट (appendix) में रखें।
क्या इवेंट स्पॉन्सरशिप प्रपोजल अलग होता है?
एक स्पॉन्सरशिप प्रपोजल में यह भी समझाने की आवश्यकता होती है कि स्पॉन्सर किन दर्शकों तक पहुंचेगा, इसमें शामिल लाभ, मांगा गया योगदान, डिलीवर की जाने वाली चीजें और परिणामों की रिपोर्ट कैसे दी जाएगी। उन विवरणों को स्पॉन्सर के उद्देश्यों के आधार पर विकसित करें।
क्या मैं PowerPoint में इवेंट प्रपोजल प्रस्तुत कर सकता हूं?
हां। एक स्लाइड डेक आपको स्टेकहोल्डर्स को कॉन्सेप्ट, लागत और निर्णय के बारे में समझाने में मदद करता है। विस्तृत स्कोप और अनुमानों के लिए लिखित प्रपोजल उपलब्ध रखें। यदि आपका प्रपोजल पहले से ही Word में है, तो दस्तावेज़ को PowerPoint में बदलने के लिए SlidesPilot का उपयोग करें। प्लेन टेक्स्ट के रूप में सहेजे गए प्रपोजल के लिए, आप Text to PPT से शुरुआत कर सकते हैं।
अपने इवेंट प्रपोजल को एक पिच डेक में बदलें
अपने क्लाइंट या स्टेकहोल्डर मीटिंग के लिए एक एडिटेबल स्लाइड डेक बनाने हेतु अपना Word प्रपोजल अपलोड करें।